"การจัดการทางการเงินในบริษัทประกันภัย", 2550, N 4
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไหลในบริษัทประกันภัย
การทำงานของ บริษัท ประกันภัยในปัจจุบันเป็นไปไม่ได้หากไม่มีระบบคอมพิวเตอร์อัตโนมัติ การจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษแบบดั้งเดิมกำลังถูกแทนที่ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากการจัดการเอกสารแบบเดิมไม่เป็นไปตามข้อกำหนดของธุรกิจอีกต่อไป และไม่สามารถรับประกันความเร็วของการประมวลผลข้อมูลได้ บทความนี้กล่าวถึงข้อดีของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อัลกอริธึมการทำงานเมื่อใช้งาน
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับธุรกิจ
หัวข้อของการทำให้เวิร์กโฟลว์ของบริษัทเป็นแบบอัตโนมัติกำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นเรื่อยๆ ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ตลาดสำหรับระบบจัดการเอกสารอัตโนมัติได้เติบโตอย่างต่อเนื่อง บริษัทหลายแห่งที่เริ่มใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คาดว่าจะได้รับความมหัศจรรย์ทางคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่งซึ่งจะช่วยลดต้นทุน เพิ่มความโปร่งใสและความสามารถในการจัดการ และเพิ่มความเร็วในกระบวนการประมวลผล แต่ในกรณีส่วนใหญ่ ปาฏิหาริย์จะไม่เกิดขึ้น และเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ยังคงเป็นเอกสารที่ต้องเตรียม แก้ไข อนุมัติ อ่าน ดำเนินการ ควบคุม ตามขั้นตอนเดียวกันกับเอกสารที่เป็นกระดาษ จำนวนพนักงานที่ทำงานกับเอกสารจะไม่ลดลง และการลดเวลาในการดำเนินการหากเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้นจริง จะถูกชดเชยด้วยเวลาที่ใช้ในการแปลงเอกสารเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม มีหลายธุรกิจที่การใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญ ประการแรกสิ่งนี้ใช้กับพื้นที่ที่มีปริมาณของเอกสารที่จัดเก็บและประมวลผลมีความสำคัญ และความเร็วในการค้นหาและเข้าถึงข้อมูลสามารถให้ข้อได้เปรียบทางการแข่งขันแก่บริษัท
การประกันภัยเป็นพื้นที่ธุรกิจที่มีการประมวลผลเอกสารประเภทต่าง ๆ จำนวนมาก: สัญญา, กรมธรรม์ประกันภัย, ใบสมัคร, ใบรับรอง, ใบรับรองแพทย์, เอกสารสิทธิ์ในการเป็นเจ้าของทรัพย์สิน, ผลการตรวจและเอกสารอื่น ๆ ซึ่งมีหลายแบบ สำหรับบริษัทประกันเฉลี่ยเกินร้อย เอกสารทั้งหมดเหล่านี้ถูกสร้างเป็นไฟล์ ไฟล์คือไดรฟ์ข้อมูลที่เก็บไว้ในที่เก็บถาวร การเข้าถึงที่ดำเนินการในเวลาที่เกิดเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัย เมื่อเงื่อนไขของสัญญาเปลี่ยนแปลง เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาที่มีผลใช้บังคับ และในกรณีอื่นๆ . บริษัทประกันภัยที่ใหญ่ขึ้น โปรแกรมประกันภัยที่มีความหลากหลายมากขึ้น และเอกสารที่เก็บเอกสารที่หลากหลายมากขึ้น
ในความพยายามที่จะครอบคลุมลูกค้าให้ได้มากที่สุด บริษัทประกันภัยได้เปิดหน่วยงานในภูมิภาคและเมืองอื่น ๆ แก้ไขปัญหาการจัดระเบียบจดหมายเหตุแบบกระจายหรือปัญหาในการขนส่งเอกสารไปยังสำนักงานกลาง การทำงานกับเอกสารจำนวนมากในบริษัทประกันภัยเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงาน ดังนั้น การแก้ปัญหาการประมวลผลเอกสารจึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของบริษัท ความเร็ว และคุณภาพของการบริการลูกค้าได้อย่างแท้จริง
ตามกฎแล้วการสร้างที่เก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์และระบบอัตโนมัติของกระบวนการประมวลผลเอกสารจะดำเนินการบนพื้นฐานของระบบพิเศษซึ่งมีชื่อทั่วไปว่า "ระบบจัดการเนื้อหาขององค์กร (ECM)" ระบบระดับนี้รวมถึงแพลตฟอร์มอุตสาหกรรมที่มีคุณสมบัติหลายประการ ตั้งแต่ความสามารถในการจัดเก็บเอกสารจำนวนมากในพื้นที่จัดเก็บแบบกระจายหลายแห่งในเมืองต่างๆ หรือแม้แต่ประเทศ ไปจนถึงความเป็นไปได้ของการสร้างแบบจำลองกระบวนการประมวลผลเอกสารและการรวมเข้ากับ e- อีเมล เว็บไซต์ และระบบอื่นๆ การใช้ระบบดังกล่าวเป็นสิ่งที่สมเหตุสมผลเมื่อพูดถึงข้อมูลปริมาณมาก การจัดระเบียบพื้นที่จัดเก็บที่เชื่อถือได้ และการเข้าถึงข้อมูลอย่างรวดเร็ว
การใช้ไฟล์เก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์
หากคุณใช้ไฟล์เก็บถาวรแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างไม่เหมาะสม คุณสามารถเปลี่ยนเป็นโหลดเพิ่มเติมที่ต้องใช้ค่าบำรุงรักษาที่ไม่จำเป็น ด้วยการใช้งานที่เหมาะสม จะกลายเป็นวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ ด้านล่างนี้คือรายการของโอกาสบางอย่างที่บริษัทประกันภัยได้รับเมื่อใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์:
- เอกสารทั้งหมดของลูกค้าและผู้รับเหมาได้รับการสแกนและจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
- การเข้าถึงเอกสารเป็นไปได้ (ตามสิทธิ์การเข้าถึง) จากหน่วยงานระยะไกลใด ๆ รวมถึงทางอินเทอร์เน็ต
- เอกสารจัดกลุ่มตามสัญญาประกันภัย ผู้รับเหมา กรณีเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัย ตามความต้องการของแผนกต่างๆ ของบริษัท
- เป็นไปได้ที่จะเปิดสัญญาประกันทั้งหมดสำหรับลูกค้าที่สนใจ
- สามารถดูเอกสารทั้งหมดภายใต้สัญญาประกันที่กำหนด รวมถึงเอกสารทุกเวอร์ชัน หากมีการเปลี่ยนแปลง
- เป็นไปได้ที่จะเปิดเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัยทั้งหมดภายใต้สัญญาประกันภัยที่น่าสนใจรวมถึงเอกสารทั้งหมดสำหรับผู้เอาประกันภัยแต่ละเหตุการณ์
- คุณสามารถค้นหาเอกสารเกี่ยวกับโปรแกรมประกันภัยทั้งหมดที่ลูกค้าเข้าร่วมได้ ไม่ว่าสัญญาจะทำสัญญากับผู้เอาประกันภัยเอง (ประกันบุคคล) หรือกับบริษัทที่บุคคลนี้ทำงาน (ประกันองค์กร)
- เมื่อประเมินความเสี่ยงระหว่างการรับประกันภัย สามารถรับข้อมูลเกี่ยวกับสัญญาประกันทั้งหมดสำหรับลูกค้าที่กำหนด
- มีโอกาสที่จะเห็นการแจ้งเตือนและจดหมายทั้งหมดที่ส่งถึงลูกค้าตลอดประวัติการบำรุงรักษาสัญญาประกันภัย
- สำหรับสัญญาประกันแต่ละฉบับ ประวัติการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขสัญญาจะมีให้ในรูปแบบเอกสารแยกต่างหาก
- สามารถย้ายจากคดีได้เนื่องจากเหตุการณ์เอาประกันภัยเป็นคดี นโยบายการประกันภัยเพื่อเข้าถึงเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัยทุกกรณีในสัญญาประกันภัยนี้
เอกสารที่เก็บถาวรทั้งหมดเป็นภาพอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับจากเอกสารต้นฉบับ ซึ่งรับประกันความถูกต้องของข้อมูล เอกสารสามารถจัดเก็บในรูปแบบที่รู้จัก ซึ่งให้การค้นหาไม่เพียงแต่สำหรับรายละเอียดแต่ละรายการของเอกสาร แต่ยังรวมถึงคำใดๆ ที่ผสมกันโดยตรงในข้อความของเอกสาร ค้นหาและเข้าถึงเอกสารได้ภายในไม่กี่วินาที
เอกสารสามารถมาที่บริษัทได้จากแหล่งต่างๆ (ตัวแทนประกัน นายหน้า ผู้รับเหมา) ในรูปแบบต่างๆ (ต่างกัน เป็นชุดสำหรับลูกค้า เป็นชุดตามประเภทสัญญา) เอกสารบางส่วนอาจมาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
เอกสารส่วนใหญ่สร้างในบริษัทเอง สำหรับแต่ละกรณี สามารถใช้กลไกเฉพาะสำหรับการวางเอกสารในเอกสารสำคัญทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ ด้านล่างนี้เป็นวิธีหลักบางประการ
ประสานกับระบบประกันของบริษัท
พนักงานบริษัทป้อนข้อมูลกรมธรรม์ประกันภัยลงในระบบประกันภัยเฉพาะทาง ตามคำขอของผู้ใช้หรือตามกำหนดเวลา ระบบประกันจะซิงโครไนซ์กับเอกสารสำคัญทางอิเล็กทรอนิกส์ บัตรกรมธรรม์ที่มีรายละเอียดที่ได้รับจากระบบประกันจะถูกสร้างขึ้นในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หากมีบัตรกรมธรรม์อยู่แล้วและได้รับคำขอจากระบบประกันให้อัปเดตรายละเอียดของกรมธรรม์ เอกสารฉบับใหม่จะถูกสร้างขึ้นในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รายละเอียดนโยบายเดิมจะยังคงอยู่
การรับเอกสารจากหน่วยงานในอาณาเขต
หน่วยงานเชื่อมต่อกับสำนักงานกลางด้วยช่องทางการสื่อสาร หน่วยงานติดตั้งเครื่องสแกน เมื่อได้รับเอกสารแล้ว พนักงานของหน่วยงานจะสแกนเอกสาร เอกสารจะถูกป้อนลงในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติและใส่ไว้ในไฟล์สัญญาประกันภัยที่เกี่ยวข้องหรือไฟล์เหตุการณ์ของผู้เอาประกันภัย
การจัดวางเอกสารในที่เก็บถาวรทันทีหลังจากที่หน่วยงานได้รับเอกสารจะช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญของบริษัทเริ่มดำเนินการได้ทันที สิ่งนี้ช่วยเร่งความเร็วอย่างมากในวงจรของการออกกรมธรรม์ประกันภัยและการตัดสินใจเกี่ยวกับการชำระค่าประกัน
การวางเอกสารโดยพนักงานด้วยตนเอง
พนักงานของ บริษัท ที่มีสิทธิ์เข้าถึงที่เก็บถาวรที่มีสิทธิ์ในการเติมเต็มจะวางเอกสารที่ได้รับในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ "ลากแล้วปล่อย" จากอีเมลหรือจากโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์
นำเข้าเอกสารจากระบบอื่น
หากบริษัทมีระบบที่สร้างเอกสารให้กับลูกค้าโดยอัตโนมัติ (การแจ้งเตือน จดหมายแจ้งข้อมูล ฯลฯ) ขั้นตอนในการนำเข้าเอกสารเหล่านี้ไปยังที่เก็บถาวรแบบอิเล็กทรอนิกส์จะถูกตั้งค่าไว้ เอกสารตกอยู่ในไฟล์ของสัญญาประกันภัยที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ
การสแกนสตรีมและการจดจำเอกสาร
เอกสารที่บริษัทประกันภัยได้รับเป็นชุดภายใต้สัญญาประกันภัยของบริษัท เช่น ใบรับรองการประกันภัยของธนาคาร สามารถใส่ลงในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติโดยใช้เครื่องสแกนสตรีมมิ่งประสิทธิภาพสูง หลังจากสแกน ระบบจะจดจำรายละเอียดและเนื้อหาของเอกสารและระบุแอตทริบิวต์ ทำให้สามารถวางเอกสารในที่เก็บถาวรได้อย่างเป็นระเบียบตามลูกค้าและสัญญาประกันภัยที่เกี่ยวข้อง
การตั้งค่ากลไกสำหรับการวางเอกสารในไฟล์เก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณสร้างโครงสร้างสำหรับจัดเก็บเอกสารโดยอัตโนมัติตามกฎที่กำหนดไว้ในระบบ การสร้างโฟลเดอร์ในโครงสร้างไฟล์เก็บถาวรเสร็จสิ้นโดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องดำเนินการใดๆ
รองรับเวิร์คสเตชั่นเฉพาะ
การทำงานกับเอกสารในบางกรณีจำเป็นต้องมีการจัดระเบียบเวิร์กสเตชันผู้ใช้เฉพาะทาง ตัวอย่างที่โดดเด่นที่สุดคืองานของผู้เชี่ยวชาญด้านการคัดกรองและการรับประกันภัย
ขั้นตอนการคัดกรองเจ็ต ซึ่งประกอบด้วยการตรวจสอบรายละเอียดของคำขอเอาประกันภัยที่เข้าสู่ระบบประกันด้วยเอกสารต้นฉบับ จะมีผลก็ต่อเมื่อความสะดวกในการตรวจสอบรายละเอียดในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีค่ามากกว่าการตรวจสอบเอกสารที่เป็นกระดาษตามปกติ การใช้จอภาพพิเศษขนาด 21 นิ้วและโหมดแยกมุมมองช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบขั้นตอนการตรวจสอบด้วยความสะดวกสูงสุดสำหรับผู้ใช้ โหมดนี้แบ่งหน้าจอออกเป็นสองส่วน ส่วนหนึ่งมีหน้าเอกสาร A4 ขนาดเต็ม อีกส่วนแสดงรายละเอียดของเอกสารที่ต้องตรวจสอบ ข้อมูลทั้งหมดสำหรับการตรวจสอบอยู่บนหน้าจอมอนิเตอร์ของพนักงาน
ผู้เชี่ยวชาญด้านการรับประกันภัยในโหมดนี้มีตัวเลือกเพิ่มเติมในการกรอกค่าสัมประสิทธิ์การถ่วงน้ำหนักที่จำเป็นสำหรับการประเมินความเสี่ยง การจัดสถานที่ทำงานของผู้เชี่ยวชาญในลักษณะนี้ช่วยให้คุณไม่ต้องทำงานกับเอกสารที่เป็นกระดาษและเปลี่ยนไปใช้เอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยสิ้นเชิง
คุณสมบัติเพิ่มเติมของระบบ
การสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจ
เมื่อทำงานกับสัญญาประกัน ผู้เชี่ยวชาญจำเป็นต้องติดตามสถานะของกรมธรรม์ประกันภัย สำหรับขั้นตอนการพิจารณารับประกันภัยอาจมีเงื่อนไขได้มากกว่าหนึ่งโหล เช่น การตรวจสอบรายละเอียด การรับประกันภัย การขอข้อมูลเพิ่มเติม การตรวจสุขภาพ การขาดเงิน การขออนุมัติจำนวนเงินเอาประกันภัย การปฏิเสธการออกกรมธรรม์ ความพร้อมในการออกกรมธรรม์ ฯลฯ สถานะนโยบายได้รับการสนับสนุนโดยใช้กลไกวงจรชีวิตของเอกสาร การตั้งค่าขั้นตอนบางอย่างทำให้พนักงานสามารถติดตามได้ว่านโยบายใดอยู่ในสถานะเฉพาะ ซึ่งนโยบายใดต้องมีการดำเนินการเพิ่มเติม พนักงานในที่ทำงานตรวจสอบสถานะของเอกสาร และเมื่อเอกสารถูกย้ายไปยังสถานะบางสถานะ ให้ดำเนินการประมวลผลเอกสารเพิ่มเติม
ข้อดีเพิ่มเติมของการประมวลผลเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์คือการสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจโดยระบบ ในกรณีนี้ไม่ใช่พนักงานที่ติดตามสถานะของเอกสารอีกต่อไป แต่ระบบจะโอนเอกสารจากพนักงานไปยังพนักงานโดยอัตโนมัติตามขั้นตอนการประมวลผลเอกสารที่กำหนด ซึ่งช่วยให้คุณลดรอบการประมวลผลของเอกสารเพิ่มเติมและปรับปรุงตัวบ่งชี้เช่นเวลาออกนโยบาย
การตรวจสอบ การรายงาน การควบคุม
องค์ประกอบที่สำคัญของการประมวลผลเอกสารคือขั้นตอนการรายงานและการควบคุม เครื่องมือการรายงานที่สะดวกได้รับการกำหนดค่าให้รับข้อมูลแบบรวมในรูปแบบของตารางในรูปแบบ Excel ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถคัดลอกตัวเลขที่รายงานไปยังรายงานสรุปหรือใช้สำหรับการคำนวณเพิ่มเติม
ระบบการรายงานยังใช้เพื่อควบคุม:
- เอกสารที่อยู่ในสถานะบางอย่างของวงจรชีวิตนานกว่าจำนวนวันที่กำหนดในข้อบังคับ
- เอกสารที่ไม่มีต้นฉบับ
- เอกสารที่เข้าสู่ระบบโดยหน่วยงานบางแห่ง
- วินัยของผู้บริหารในการทำงานกับแอปพลิเคชัน
- กรมธรรม์ไม่ได้ส่งมอบให้กับผู้ถือกรมธรรม์ ฯลฯ
อินเทอร์เน็ต
คุณลักษณะบังคับของระบบองค์กรมากขึ้นเรื่อยๆ คือ ความสามารถในการนำเสนอข้อมูลแก่ลูกค้าผ่านทางอินเทอร์เน็ต ความเป็นไปได้นี้ช่วยลดเวลาในการเข้าถึงข้อมูลของลูกค้าและปรับปรุงคุณภาพของการจัดหาข้อมูล
การใช้เครื่องมือการจัดการเนื้อหาขององค์กรเป็นส่วนหนึ่งของระบบข้อมูลองค์กรของบริษัท ทำให้การจัดวางข้อมูลบนเว็บไซต์ของบริษัทง่ายขึ้น อาจเป็นได้ทั้งการเผยแพร่ข้อมูลข่าวโดยอัตโนมัติที่ส่งถึงลูกค้าในรูปแบบของการแจ้งเตือนและจดหมายข้อมูล หรือองค์กรการเข้าถึงออนไลน์สำหรับลูกค้าในสัญญาประกันส่วนบุคคล การเข้าถึงออนไลน์ช่วยให้ลูกค้าสามารถติดตามสถานะของกรมธรรม์ประกันภัยและการตัดสินใจเกี่ยวกับการจ่ายเงินประกัน โอนข้อมูลที่ร้องขอไปยังพนักงานของบริษัท ส่งใบสมัครสำหรับการเปลี่ยนแปลงสัญญาประกันภัย และข้อมูลอื่น ๆ ที่ต้องการการสื่อสารที่รวดเร็ว
ผลกระทบของการใช้งาน
โดยสรุปข้างต้น เราสามารถสังเกตผลกระทบต่อไปนี้จากการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในบริษัทประกันภัย:
- การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของผู้เชี่ยวชาญ
- การยกเว้นความเป็นไปได้ของการสูญเสียเอกสาร
- เร่งวงจรการออกกรมธรรม์ประกันภัย
- เร่งวงจรการตัดสินใจชำระค่าประกัน
- เร่งการตอบสนองของผู้เชี่ยวชาญคอลเซ็นเตอร์ต่อคำขอของลูกค้า
- เพิ่มระดับของเนื้อหาข้อมูลและการเปิดกว้างของบริษัทให้กับลูกค้า
- ควบคุมการประมวลผลและการส่งเอกสาร
การวิเคราะห์ผลกระทบของการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการจัดการเอกสารอัตโนมัติในบริษัทประกันภัย เราสามารถระบุได้อย่างมั่นใจว่าการใช้ระบบการจัดการเอกสารในธุรกิจประกันภัยทำให้เกิดประโยชน์ทางเศรษฐกิจที่จับต้องได้และความได้เปรียบทางการแข่งขัน การเติบโตประจำปีของปริมาณข้อมูลที่ประมวลผลจะทำให้งานสำเร็จโดยปราศจากเครื่องมือเหล่านี้อย่างที่คิดไม่ถึง
โอม พศิน
เป็นหัวหน้าของ
โซลูชั่นระบบ
"โครุส คอนซัลติ้ง"
ลงนามเพื่อพิมพ์
10.12.2007

ในไอซี "Ingosstrakh"

ลูกค้า

บริษัทประกันภัย "Ingosstrakh" ก่อตั้งขึ้นเมื่อวันที่ 16 พฤศจิกายน พ.ศ. 2490 วันนี้เป็น บริษัท ประกันสากลระดับรัฐบาลกลางซึ่งเป็นหนึ่งในผู้นำตลาดประกันภัยในประเทศ บริการของ SPAO Ingosstrakh มีให้บริการทั่วรัสเซียด้วยเครือข่ายระดับภูมิภาคที่กว้างขวาง 83 สาขา นอกจากนี้ บริษัท ที่มีส่วนร่วมของเมืองหลวงของ Ingosstrakh และสำนักงานตัวแทนของผู้ประกันตนดำเนินงานในต่างประเทศ

สถานการณ์

ในขั้นตอนการเลือกระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับ Ingosstrakh สิ่งสำคัญคือต้องค้นหาเครื่องมือที่จะช่วยให้สามารถประมวลผลเอกสารได้ประมาณ 1,500 เอกสารต่อวันและทำงานอัตโนมัติของพนักงาน 6,000 คน ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับประสิทธิภาพของระบบและความเร็วในการทำงานสูง ตลอดจนความสามารถในการพัฒนา EDMS ด้วยตนเองหรือด้วยความช่วยเหลือจากองค์กรภายนอก ดังนั้นจึงไม่ต้องพึ่งพาผู้ขาย บริษัท ต้องใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ ในการทำงาน ดังนั้นระบบที่ได้มาจึงต้องมีใบอนุญาตจาก Federal Security Service ของรัสเซียสำหรับการพัฒนาและแจกจ่ายซอฟต์แวร์ที่ได้รับการป้องกันด้วยวิธีการเข้ารหัส (cryptographic) ในเวลาเดียวกัน ซัพพลายเออร์ EDMS ก็ต้องรับรองการนำระบบไปใช้ในเวลาอันสั้น

สารละลาย

ผู้เชี่ยวชาญของบริษัทประกันภัยได้ศึกษาระบบที่มีอยู่ในตลาดและเลือกสองระบบที่ตรงตามข้อกำหนดทั้งหมด หลังจากนั้นพวกเขาก็ถูกจัดขึ้น การวิเคราะห์เปรียบเทียบและได้ตัดสินใจใช้เอกสาร TEZIS และระบบการจัดการงาน ข้อดีที่สำคัญอย่างหนึ่งของระบบที่เลือกคือเว็บไคลเอ็นต์ที่มีคุณสมบัติครบถ้วนที่ช่วยให้คุณทำงานจากอุปกรณ์ใดก็ได้ ไม่ว่าพนักงานจะอยู่ที่ใดในปัจจุบัน

ระบบ TEZIS เวอร์ชันขยายซึ่งซื้อโดยบริษัทประกันภัยมีฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลายซึ่งช่วยให้คุณแก้ปัญหาไม่เฉพาะงานในสำนักงานแบบคลาสสิกเท่านั้น แต่ยังปรับเปลี่ยน EDMS สำหรับกระบวนการเฉพาะขององค์กรรวมทั้งผสานรวมเข้าด้วยกัน กับระบบอื่นๆ การติดตั้งและการกำหนดค่า EDMS TEZIS บนอุปกรณ์เซิร์ฟเวอร์ของบริษัทประกันภัยดำเนินการจากระยะไกลและใช้เวลาไม่นาน จากนั้น ผู้เชี่ยวชาญด้านการสนับสนุนทางเทคนิคจาก Holmont ผู้พัฒนา EDMS ได้ทำการฝึกอบรมแบบเห็นหน้ากันสำหรับผู้ดูแลระบบและผู้ใช้หลัก

ผลลัพธ์

ระบบการจัดการเอกสารและงานของ TEZIS ช่วยให้การทำงานกับจดหมายขาเข้าและขาออกเป็นไปโดยอัตโนมัติ ทำให้การประสานงานเอกสารและการจัดประชุมง่ายขึ้น กระบวนการโอนเอกสารประกวดราคาได้ดำเนินการใน EDMS รายงานการติดต่อทางจดหมายของศาลได้รับการสรุปและสามารถใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ e-Token สำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้

ด้วยความเป็นไปได้ที่หลากหลายของส่วนการรวม TEZIS ผู้เชี่ยวชาญของ Ingosstrakh ได้ตั้งค่ากระบวนการเพิ่มการติดต่อทางศาลที่ส่งเข้ามาโดยอัตโนมัติจาก EDMS ไปยังระบบข้อมูลอัตโนมัติ ซึ่งทำให้สามารถติดตามหมายเรียกและคำบอกกล่าว เอกสารขั้นตอนและการพิจารณาคดีที่ได้รับจาก บริษัท.

บริษัทมีแผนที่จะพัฒนาระบบ TEZIS ต่อไป ข้อกำหนดสำหรับการประสานงานคำสั่งจะดำเนินการใน EDMS และจะมีการแก้ไข รุ่นมือถือ. ในขณะนี้ งานกำลังอยู่ระหว่างการผสานรวมกับระบบข้อมูลอัตโนมัติที่ช่วยให้คุณสร้างรายงานการจัดการและใช้ระบบสำหรับเวิร์กโฟลว์บุคลากร

การใช้งานระบบอย่างแข็งขันภายในบริษัทเป็นแรงผลักดันให้เกิดการปรับขนาด TEZIS EDMS Ingosstrakh Insurance Company ได้รับใบอนุญาตสำหรับการเชื่อมต่อไม่จำกัดจำนวน ณ เดือนตุลาคม 2017 ระบบมีผู้ใช้ที่ลงทะเบียนแล้วประมาณ 6,000 ราย และเอกสารที่สร้างมากกว่า 430,000 ฉบับ

คุณสมบัติของการเลือกระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับบริษัทประกันภัย

คุณสมบัติของการเลือกระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับบริษัทประกันภัย

ลักษณะสำคัญของงานของบริษัทประกันคือ:
. เวิร์กโฟลว์จำนวนมาก ทำงานกับเอกสารประเภทต่างๆ
. ความจำเป็นในการปฏิบัติตามภาระผูกพันทางการเงินกับลูกค้าในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัย
. ปฏิสัมพันธ์อย่างแข็งขันกับผู้รับเหมาช่วงเพื่อประเมินความสูญเสียในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ที่เอาประกันภัยและการกำจัดผลที่ตามมาที่อาจเกิดขึ้นได้
. การรักษาฐานข้อมูลลูกค้าขนาดใหญ่
. ความพร้อมของเครือข่ายสาขากระจายตามภูมิศาสตร์
. ลักษณะการเดินทางของงานตัวแทน
. ความต้องการเครื่องมือใหม่ๆ เพื่อส่งเสริมบริการประกันภัย
ดังนั้นระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ในองค์กรประกันภัยควรแก้ไขปัญหาเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด นั่นคือเหตุผลที่โปรแกรมที่ดีที่สุดสำหรับระบบอัตโนมัติในสำนักงานในอุตสาหกรรมประกันภัยคือแพลตฟอร์ม ECM ที่ครอบคลุม ซึ่งฟังก์ชันต่างๆ จะได้รับการปรับให้เข้ากับลักษณะเฉพาะของอุตสาหกรรม
ตัวอย่างของระบบดังกล่าว ได้แก่ สิ่งพิมพ์อุตสาหกรรม bb workspace Insurans Service ซึ่งเสนอโดยนักพัฒนาของบริษัท Double B (มอสโก)
ประโยชน์ของโซลูชั่นอุตสาหกรรมบริการประกันภัย
. ฟังก์ชั่นเต็มรูปแบบสำหรับการประมวลผล ประเภทต่างๆเอกสารประกอบการมีห้องสมุดเอกสารมาตรฐานขนาดใหญ่
. โมดูลการจัดทำงบประมาณ, CRM, HR และการบริหารเวลาในตัว
. การนำกลยุทธ์การส่งเสริมการตลาดของ AIDCAS มาใช้โดยอิงจากการทำงานร่วมกับลูกค้า โดยคำนึงถึงความต้องการของพวกเขา
. ใช้งานง่ายและการพัฒนาอย่างรวดเร็วโดยพนักงาน
. การบริหารแทบเป็นศูนย์
. การผสานรวมกับ MS Office และแพลตฟอร์มบัญชี 1C อันทรงพลัง
. เครื่องมือสแกนเอกสารในตัวสำหรับการลงทะเบียนและการประมวลผลในภายหลัง
. ความสามารถในการทำงานในการเข้าถึงระยะไกลและตัวแทนอีเมล
. การปรับขนาดอย่างรวดเร็วตามใบอนุญาตผู้ใช้สากล
ดังนั้น การทำโฟลว์เอกสารของบริษัทประกันภัยให้เป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยความช่วยเหลือของโปรแกรม bb workspace Insurans Service ช่วยลดต้นทุนในการทำธุรกิจได้อย่างมาก และทำให้สามารถใช้แรงงานของผู้เชี่ยวชาญได้อย่างมีเหตุผลมากขึ้น

ข้อดีของระบบพื้นที่ทำงาน bb ที่ทันสมัย

กฎพื้นฐานของเวิร์กโฟลว์

Ivan Nagornov ผู้เชี่ยวชาญของบริษัทไดเร็กตัม-เอ็ม

เพื่อเอาชนะความยากลำบากข้างต้น ระบบที่ทันสมัยการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ระบบ ECM) อนุญาตให้ใช้กลไกการรวมและบาร์โค้ด ในการทำเช่นนี้ จำเป็นต้องจัดระเบียบกระบวนการประมวลผลเอกสารให้เหมาะสม แปลงเป็นแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ บทความนี้นำเสนอเนื้อหาจากประสบการณ์จริงของ DIRECTUM

ด้านล่างฉันจะยกตัวอย่างการจัดระเบียบขั้นตอนการป้อนเอกสาร เอกสารทั้งหมดที่ได้รับจากลูกค้า (เช่น ข้อตกลงของ CASCO กับเอกสารที่เกี่ยวข้อง) จะถูกทำเครื่องหมายด้วยบาร์โค้ดที่มีหมายเลขเอกสารที่ไม่ซ้ำกัน (ID) และประเภทของเอกสารนี้ บางครั้งบริษัทต้องการวางบาร์โค้ดบนชุดเอกสารเพื่อความง่าย นี่ก็เป็นไปได้ แต่แล้วความสามารถในการควบคุมความสมบูรณ์ของเอกสารโดยอัตโนมัติก็หายไป รวมทั้งแก้ไขตำแหน่งจริงของเอกสารต้นฉบับที่นำออกจากที่เก็บถาวรโดยอัตโนมัติ . คุณสามารถทำเครื่องหมายเอกสารด้วยบาร์โค้ดได้หลายวิธี:

● ติดฉลากบาร์โค้ดบนเอกสาร ในกรณีนี้ ให้สันนิษฐานว่าสามารถพิมพ์ฉลากที่ไซต์งานได้โดยใช้เครื่องพิมพ์ฉลากหรือพิมพ์ล่วงหน้า (บนม้วน)

● การพิมพ์บาร์โค้ดลงบนเอกสารโดยตรงโดยใช้เครื่องพิมพ์ทั่วไป หากมีที่ว่างที่ด้านหน้าหรือด้านข้าง ด้านหลังเอกสาร;

● การพิมพ์แผ่นงานแยกต่างหากด้วยบาร์โค้ด

● การพิมพ์บาร์โค้ดครั้งแรกพร้อมกับรูปแบบของเอกสาร เช่น นโยบายของ CASCO

การบูรณาการระบบบัญชีของบริษัทประกันภัยและระบบ ECM ให้ประโยชน์เพิ่มเติมหลังจากที่เอกสารทั้งหมดถูกทำเครื่องหมายด้วยบาร์โค้ดแล้ว พนักงานของบริษัทประกันภัยจะป้อนข้อมูลในสัญญาประกันภัยหรือเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัยลงในระบบบัญชีของบริษัทประกันภัยในลักษณะเดียวกับที่เคยทำ นอกจากนี้ ข้อมูลที่ป้อนโดยพนักงานบางส่วนจะถูกโอนไปยังระบบโดยอัตโนมัติเพื่อจัดเก็บภาพอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารประกันภัย (ระบบ ECM) สิ่งนี้จะต้องมีการกดปุ่มเพิ่มเติมเพียงสองครั้ง: ครั้งแรก - ในระบบบัญชีประกันภัยเพื่อเริ่มถ่ายโอนข้อมูลที่ป้อน ครั้งที่สอง - บนเครื่องสแกนบาร์โค้ดเมื่ออ่านจากเอกสาร (เครื่องสแกนบาร์โค้ดดูเหมือนเครื่องสแกนบาร์โค้ดในร้านขายของชำ) หลังจากการดำเนินการข้างต้น ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดจะปรากฏในเอกสารการประกันแบบอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงหมายเลขเอกสารเฉพาะที่เข้ารหัสในบาร์โค้ด

จากนั้นที่สถานีสแกนเอกสาร เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบจะสแกนเอกสารบนเครื่องสแกนแบบธรรมดาที่บันทึกเอกสารไปยังโฟลเดอร์พิเศษ ซึ่งบริการระบบจัดเก็บเอกสารประกัน DIRECTUM จะรับไฟล์และแยกเอกสารออกเป็นเอกสารแยกกันโดยใช้บาร์โค้ดแนบ ไปยังบัตรที่เกี่ยวข้องซึ่งถูกกรอกโดยอัตโนมัติจากระบบบัญชี ดังนั้นโดยไม่ต้องใช้แรงงานคน เอกสารจากเครื่องสแกนจะเข้าสู่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารประกันโดยอัตโนมัติพร้อมรายละเอียดที่กรอกบนการ์ด นอกจากนี้ยังสามารถบันทึกเวลา\วันที่ของการสแกนเอกสารและแผนก\ชื่อของพนักงานสแกนได้โดยอัตโนมัติ

เพิ่มเติมเกี่ยวกับเอกสารที่สแกนไปยังโฟลเดอร์พิเศษให้กับพนักงานที่รับผิดชอบในการตรวจสอบเอกสารที่สแกน บุคคลที่รับผิดชอบในการตรวจสอบจะตรวจสอบคุณภาพของเอกสารที่สแกน และหากไม่พอใจ เขาสามารถส่งเอกสารกลับไปที่สถานีสแกนได้อีกครั้ง

การเข้าสู่เอกสารที่เก็บถาวรซึ่งเดิมไม่ใช่กระดาษ เช่น ภาพถ่ายอิเล็กทรอนิกส์จากที่เกิดเหตุ สามารถทำได้หลังจากป้อนเอกสารที่เป็นกระดาษทั้งหมดด้วยการคลิกปุ่ม "ภาพถ่าย" เพียงครั้งเดียว จะถูกบันทึกไว้เป็นเอกสารหลายหน้าและสามารถเปรียบเทียบได้ง่ายเช่นรูปถ่ายก่อนประกันของรถ

ดังนั้นจึงมีการสร้างเอกสารการประกันซึ่งเป็นเอกสารที่สามารถเปิดได้จากระบบบัญชีประกันภัยด้วยการคลิกปุ่ม (สำหรับสิ่งนี้สามารถใช้กลไกการรวมต่างๆเช่น com-objects หรือบริการเว็บ) ตอนนี้สามารถพบเอกสารใดๆ เกี่ยวกับไคลเอนต์ได้อย่างรวดเร็ว หากจำเป็น พนักงานอาจได้รับการแจ้งเตือนต่างๆ เช่น การหมดอายุของสัญญา หรือเกี่ยวกับความไม่สมบูรณ์ของชุดเอกสารใดๆ การใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดยังทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับผู้จัดเก็บเอกสาร หากจำเป็นต้องบันทึกการถอนและส่งคืนเอกสารต้นฉบับไปยังที่เก็บถาวรแบบกระดาษ สำหรับสิ่งนี้ คุณจะต้องสแกนบาร์โค้ดของเอกสารที่ออก/ส่งคืนและระบุเท่านั้น ออกให้ใครและมากน้อยเพียงใด

หลังจากที่บริษัทมีเอกสารการประกันภัยแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่สะดวกแล้ว คุณสามารถคิดถึงการทำให้กระบวนการทางธุรกิจต่างๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ เช่น การชำระเงินค่าสินไหมทดแทน ในกรณีนี้ กระบวนการชำระความสูญเสียจะโปร่งใสสำหรับผู้จัดการและพนักงาน ดังนั้น ลูกค้าจึงสามารถดูได้ว่าใครและขั้นตอนใดในการพิจารณาใบสมัครของลูกค้า เป็นไปได้ที่จะรวม “คู่สัญญาถาวร” ไว้ในกระบวนการอนุมัติ เช่น ผู้เชี่ยวชาญอิสระและสถานีซ่อมและบำรุงรักษา โดยให้สิทธิ์เข้าถึงเอกสารผ่านอินเทอร์เฟซทางเว็บ หรือโดยการอัปโหลดไปยังพอร์ทัลพิเศษ นอกจากนี้ยังสามารถเก็บบันทึกความเสียหายทั่วไปเพื่อรวบรวมสถิติและดำเนินการควบคุมตามสถิติเหล่านี้ ฯลฯ พัฒนาต่อไประบบสามารถรวบรวมเอกสารไม่เพียงเท่านั้น แต่ยัง "กรณี" สำหรับการวิเคราะห์เหตุการณ์ผู้เอาประกันภัยต่างๆ

Khudomyasova Marina นักเรียนกลุ่ม 302 พิเศษ "ธุรกิจประกันภัย"

รายงานในการประชุมทางวิทยาศาสตร์และการปฏิบัติ "ศตวรรษที่ XXI - ศตวรรษของเทคโนโลยีสารสนเทศ"

ดาวน์โหลด:

ดูตัวอย่าง:

งบประมาณของรัฐ สถาบันการศึกษาอาชีวศึกษาระดับมัธยมศึกษาของภูมิภาคมอสโก "Kolomensky Agrarian College"

การจัดระเบียบการไหลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในบริษัทประกันภัย

Kolomna 2014

บทนำ

การประกันภัยเป็นพื้นที่ธุรกิจที่มีการประมวลผลเอกสารประเภทต่าง ๆ จำนวนมาก: สัญญา, กรมธรรม์ประกันภัย, ใบสมัคร, ใบรับรอง, ใบรับรองแพทย์, เอกสารสิทธิ์ในการเป็นเจ้าของทรัพย์สิน, ผลการตรวจและเอกสารอื่น ๆ ซึ่งมีหลายแบบ สำหรับบริษัทประกันเฉลี่ยเกินร้อย เอกสารทั้งหมดเหล่านี้ถูกสร้างเป็นไฟล์ ไฟล์คือไดรฟ์ข้อมูลที่เก็บไว้ในที่เก็บถาวร การเข้าถึงที่ดำเนินการในเวลาที่เกิดเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัย เมื่อเงื่อนไขของสัญญาเปลี่ยนแปลง เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาที่มีผลใช้บังคับ และในกรณีอื่นๆ . บริษัทประกันภัยที่ใหญ่ขึ้น โปรแกรมประกันภัยที่มีความหลากหลายมากขึ้น และเอกสารที่เก็บเอกสารที่หลากหลายมากขึ้น

พยายามปกปิดให้มากที่สุด ปริมาณมากลูกค้า บริษัท ประกันภัยเปิดหน่วยงานในภูมิภาคและเมืองอื่น ๆ แก้ปัญหาการจัดหอจดหมายเหตุแบบกระจายหรือปัญหาการขนส่งเอกสารไปยังสำนักงานกลาง การทำงานกับเอกสารจำนวนมากในบริษัทประกันภัยเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงาน ดังนั้น การแก้ปัญหาการประมวลผลเอกสารจึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของบริษัท ความเร็ว และคุณภาพของการบริการลูกค้าได้อย่างแท้จริง

ตามกฎแล้วการสร้างที่เก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์และระบบอัตโนมัติของกระบวนการประมวลผลเอกสารจะดำเนินการบนพื้นฐานของระบบพิเศษซึ่งมีชื่อทั่วไปว่า "ระบบจัดการเนื้อหาขององค์กร (ECM)" ระบบระดับนี้รวมถึงแพลตฟอร์มอุตสาหกรรมที่มีคุณสมบัติหลายประการ ตั้งแต่ความสามารถในการจัดเก็บเอกสารจำนวนมากในพื้นที่จัดเก็บแบบกระจายหลายแห่งในเมืองต่างๆ หรือแม้แต่ประเทศ ไปจนถึงความเป็นไปได้ของการสร้างแบบจำลองกระบวนการประมวลผลเอกสารและการรวมเข้ากับ e- อีเมล เว็บไซต์ และระบบอื่นๆ การใช้ระบบดังกล่าวเป็นสิ่งที่สมเหตุสมผลเมื่อพูดถึงข้อมูลปริมาณมาก การจัดระเบียบพื้นที่จัดเก็บที่เชื่อถือได้ และการเข้าถึงข้อมูลอย่างรวดเร็ว

วี โลกสมัยใหม่การทำงานของบริษัทประกันภัยใด ๆ เป็นไปไม่ได้หากไม่มีเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร การจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษแบบดั้งเดิมกำลังถูกแทนที่ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากการจัดการเอกสารแบบเดิมไม่เป็นไปตามข้อกำหนดของธุรกิจอีกต่อไป และไม่สามารถรับประกันความเร็วของการประมวลผลข้อมูลได้ รายงานที่นำเสนออธิบายปัญหา องค์กรของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และอัลกอริธึมการทำงานเมื่อใช้งาน

ความเกี่ยวข้องของปัญหานี้ได้กลายเป็นสิ่งที่สำคัญมากเมื่อเร็ว ๆ นี้เพราะในสภาวะการแข่งขันที่รุนแรงมันเป็นระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ที่ทำให้สามารถเร่งการทำงานของแผนกต่าง ๆ ของ บริษัท ประกันภัยและช่วยให้คุณดำเนินการและกลยุทธ์ที่สำคัญ การตัดสินใจ

วัตถุประสงค์ของรายงานคือเพื่อระบุประโยชน์ของการใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในบริษัทประกันภัย

วัตถุประสงค์หลักของรายงานคือเพื่อศึกษาและจัดระบบวัสดุที่ใช้โดย "คำยินยอม" บริษัท ประกันภัยของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ส่วนสำคัญ

1. โซลูชั่นมือถือสำหรับตัวแทนประกันภัย

หนึ่งในการริเริ่มเชิงกลยุทธ์ของบริษัทประกันภัยคือการเสริมความแข็งแกร่งให้กับยอดขายปลีกผ่านการพัฒนาเครือข่ายตัวแทน การทำงานที่เข้มข้นขึ้นกับช่องทางการขายของตัวแทนผู้ประกันตนประสบปัญหาหลายประการ หนึ่งในนั้นคือระบบการกำหนดราคาในบริษัทประกันภัยนั้นซับซ้อนและมีหลายแง่มุมจนยากสำหรับตัวแทนที่จะทำงานกับมันบนกระดาษ และไม่สอดคล้องกับลักษณะงานของเขา: ผู้ขายต้องขายก่อน และไม่เล่นซอกับเศษกระดาษ .

บริษัทสมัยใหม่ประสบความสำเร็จด้วยการสร้างคุณค่าใหม่ในการทำงาน ทั้งกับ "ลูกค้าภายนอก" และ "ลูกค้าภายใน" ซึ่งเป็นตัวแทนของบริษัทประกัน ดังนั้น บริษัทประกันจึงติดตั้งเครือข่ายการขายด้วย "ผู้ช่วยอิเล็กทรอนิกส์" ไม่ใช่แค่เครื่องคิดเลขระดับพรีเมียม แต่เป็นอุปกรณ์สำหรับแลกเปลี่ยนข้อมูลกับบริษัท พวกเขาให้โอกาสตัวแทนในการดำเนินการตามขั้นตอนทั้งหมดสำหรับการทำสัญญาประกันจากระยะไกล: กำหนดหมายเลขให้กับกรมธรรม์ประกันภัย ถ่ายโอนข้อมูลของบริษัทเกี่ยวกับวัตถุประกันภัยและเจ้าของ ใบรับรองการตรวจสอบยานพาหนะ รูปถ่าย ฯลฯ ตลอดจนกำหนดจำนวนเบี้ยประกันภัยได้รวดเร็วและแม่นยำ รายงานตัวเลขกรมธรรม์และใบเสร็จรับเงินที่ใช้ไปโดยทันที เป็นต้น ซึ่งช่วยให้ตัวแทน "ผูกพัน" กับสำนักงานของบริษัทน้อยลง และเข้าใกล้ตำแหน่งของลูกค้าให้มากที่สุด

ในทางกลับกัน บริษัท สนใจไม่เพียง แต่เพิ่มความภักดีของตัวแทนผ่านการสร้างเงื่อนไขที่น่าสนใจ แต่ยังเพิ่มระดับความปลอดภัยของข้อมูลของขั้นตอนการทำสัญญาประกันภัย ในการออกกรมธรรม์ในรูปแบบลายมือเขียน มีรอบระยะเวลาที่สำคัญระหว่างลักษณะที่ปรากฏของกรมธรรม์กับลูกค้ากับลักษณะของกรมธรรม์เดียวกันในระบบบัญชีของผู้เอาประกันภัย อย่างไรก็ตาม สถานการณ์การแข่งขันในปัจจุบัน (การแข่งขันในระดับคุณภาพการบริการ) กำหนดให้บริการต้องดำเนินการทันที โดยเริ่มดำเนินการทันทีที่ลูกค้าเป็นผู้ประกันตน แต่ในความเป็นจริง ในบางบริษัท กระบวนการจดทะเบียนสัญญาใหม่ใช้เวลา 1.5-2 เดือน โซลูชั่นมือถือสำหรับตัวแทนประกันภัยให้ความสามารถในการถ่ายโอนข้อมูลเกี่ยวกับสัญญาประกันภัยที่สรุปแล้วทางออนไลน์ไปยังฐานข้อมูลทั่วไปของบริษัทประกันภัย และด้วยเหตุนี้จึงขจัดช่องว่างเวลาระหว่างช่วงเวลาที่ตัวแทนสรุปสัญญาประกันภัยและช่วงเวลาที่ตัวเลือกบริการเปิดอยู่

ลูกค้าที่ให้บริการโดยเทคโนโลยีใหม่จะได้รับผลประโยชน์ที่สำคัญ ซึ่งรวมถึงการเสนอราคาและการเรียกเก็บเงินแบบเร่งด่วน อันที่จริง แผนกบริการทั้งหมด (คอลเซ็นเตอร์ บริการสนับสนุนด้านเทคนิค ฯลฯ) มีส่วนร่วมในการป้อนหมายเลขกรมธรรม์ประกันภัยลงในระบบ และจนกว่าหมายเลขจะถูกป้อน ลูกค้าจะไม่มีตัวตนสำหรับพวกเขา อันที่จริงแล้วโปรแกรมบริการเริ่มทำงานก็ต่อเมื่อผู้ประกันตนทราบเกี่ยวกับการมีอยู่ของลูกค้าดังกล่าว การลงทะเบียนสัญญาในระบบผ่านโซลูชั่นมือถือสำหรับตัวแทนประกันช่วยให้คุณแก้ปัญหานี้ได้ใน 1-2 นาที เวลาสำหรับการปฏิบัติตามสัญญาอย่างสมบูรณ์เมื่อใช้อุปกรณ์นี้จะใช้เวลา 6-7 นาทีสำหรับสัญญา CASCO และ 4-5 นาทีสำหรับสัญญา OSAGO

ผู้ประกันตนนอกจากจะประหยัดเวลาในการรับข้อมูลเกี่ยวกับกรมธรรม์ที่ตัวแทนขายยังได้รับประโยชน์ในการป้องกันการฉ้อโกงประกันภัยอีกด้วย: เมื่อตัวแทนได้รับเบี้ยประกันภัยตามกรมธรรม์ลูกค้าเชื่อว่าเขาเป็นผู้ประกันตน และผู้ประกันตนไม่มีกรมธรรม์หรือเบี้ยประกันภัยและไม่มีข้อมูลจนกว่าลูกค้าจะมาหาเขาด้วยความสูญเสีย การถ่ายภาพวัตถุบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ยังช่วยเพิ่มการควบคุม เนื่องจากเจ้าหน้าที่เสียโอกาสในการประกันรถที่เสียไปแล้ว

ปัญหาหลักประการหนึ่งก็คือการปกป้องข้อมูลเช่นกัน โดยให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า ทั้งในขั้นตอนของการป้อนข้อมูลและในขั้นตอนของการประมวลผล

สำนักงานประกันแบบเคลื่อนที่ช่วยให้ตัวแทนประกันภัยสามารถบันทึกและค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว เหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับบริการ บำรุงรักษาและจัดเก็บจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ อย่าลืมเกี่ยวกับวันหมดอายุของสัญญาและเหตุการณ์สำคัญอื่นๆ

ใน CONSENT บริษัทประกันภัย กิจกรรมอัตโนมัติถูกจัดระเบียบโดยใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูลเฉพาะDiasoft และระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS)

สัญญาประกันภัยไม่เพียงแต่ทำขึ้นโดยตรงที่สำนักงานของบริษัทประกันภัยเท่านั้น แต่ยังรวมถึงที่สถานที่ตั้งของวัตถุประกันภัยด้วย เช่นตัวแทนประกันทำงานจากระยะไกล พอไปถึงยินยอมให้มีการสรุปสัญญา กรมธรรม์ฉบับอิเล็กทรอนิกส์จะเข้าสู่ระบบ Diasoft โดยใช้ EDMS และสัญญาจะได้รับการจดทะเบียนทันที

ตัวอย่าง. ระหว่างการฝึกงานของฉัน ผู้เอาประกันภัยได้ติดต่อบริษัท Consent เพื่อขอให้ทำประกันรถยนต์ Renault-Duster ของเขาจากความเสี่ยงจากการโจรกรรมและความเสียหาย (ประกันของ CASCO) ฉันพร้อมกับตัวแทนประกันภัย ไปหาเขาที่บ้านของเขา เจ้าหน้าที่ใช้ชุดอุปกรณ์สำนักงานเคลื่อนที่ในการทำงาน ซึ่งรวมถึงแล็ปท็อป เครื่องพิมพ์พกพา และโมเด็ม USB สำหรับการสื่อสารกับฐานข้อมูล Diasoft

การคำนวณเบี้ยประกัน การดำเนินการสมัครและกรมธรรม์ประกันภัยฉันถูกสร้างในโปรแกรม 1C: การประกันภัย เวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์เอกสารถูกส่งไปยังสำนักงานใหญ่หลังจากลงทะเบียนในระบบสัญญาแล้วผู้ถือกรมธรรม์ได้รับกรมธรรม์ที่พิมพ์บนเครื่องพิมพ์มือถือ ใช้เวลาประมาณ 20 นาทีในการตรวจสอบรถ ถ่ายภาพ และสรุปสัญญา

ข้อดีของวิธีการสรุปสัญญานี้คือการลงทะเบียนกรมธรรม์ในฐานข้อมูลของบริษัททันที

อย่างไรก็ตาม ในโปรแกรม 1C: การประกันภัย ค่าคอมมิชชันของคนกลางประกันภัย (เงินเดือนของเขา) จะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติเมื่อป้อนกรมธรรม์ประกันภัยลงในฐานข้อมูล

1. การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ในกิจกรรมทางการเงินและการวิเคราะห์ของบริษัท

หลังจากมีผลบังคับใช้ สัญญาแต่ละฉบับจะกลายเป็นเป้าหมายของการบัญชี รวมถึงการบัญชีด้วย รวมถึงการชำระเงินที่เข้ามา (การบัญชี) ควบคุมแผนการรับเงิน (แผนกประกันภัย) เงื่อนไขจำเป็นสำหรับแผนกการชำระเงินค่าสินไหมทดแทนในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัย ฯลฯ แต่ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง การไหลของเอกสารจะย้ายไปยังระดับการเงินและการวิเคราะห์

นอกจากนี้ ข้อมูลในรูปแบบทั่วไปนี้เป็นที่สนใจของผู้จัดการระดับสูงของบริษัทสำหรับการวิเคราะห์การดำเนินงานของกิจกรรมในด้านต่างๆ (โดยลูกค้า ตามภูมิภาค โดยผู้บริหารที่รับผิดชอบ ฯลฯ)

ระดับบนสุดคือบล็อกของการวางแผนเชิงกลยุทธ์และการจัดการ เหล่านี้เป็นงานในการสร้างงบประมาณ วิเคราะห์กิจกรรมในบริบทของผลิตภัณฑ์ประกันภัย และคำนวณภาษี

เมื่อข้อมูลในฐานข้อมูลถูกสะสม ระดับบนสุดของระบบอัตโนมัติของบริษัทจะเริ่มต้นขึ้น สำหรับผู้บริหารระดับสูง จะสามารถแก้ปัญหาด้านการบัญชี การวิเคราะห์ และการวางแผนการจัดการได้ ตัวอย่างเช่น สำหรับแต่ละสัญญา ตัวบ่งชี้ความสามารถในการทำกำไรจะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติ (จำนวนเบี้ยประกันภัยที่ได้รับ จำนวนเงินที่ชำระภายใต้พระราชบัญญัติประกันภัย จำนวนเงินที่ได้รับจากบริษัทประกันภัยต่อ ฯลฯ)

ผู้จัดการมีโอกาสกำหนดรายได้ประจำปีตามแผนสำหรับแผนกขายในภูมิภาค ในทางกลับกัน ฝ่ายขายจะคำนวณพอร์ตการประกันและรับตัวบ่งชี้ความสามารถในการทำกำไรโดยใช้ข้อมูลเหล่านี้

นอกจากนี้ยังมีการตรวจสอบการใช้งบประมาณของ บริษัท มันถูกสร้างขึ้นในสาขาและแผนกไปที่สำนักงานใหญ่เพื่อรวบรวมและอนุมัติ

งบประมาณที่ได้รับอนุมัติจะถูกส่งคืนกลับไปยังหน่วยงานเพื่อดำเนินการ การดำเนินการตามงบประมาณจะถูกตรวจสอบโดยสิ่งที่เรียกว่า วิธี "เงินสด" ในบริบทของแต่ละแผนก ข้อเท็จจริงของการเบี่ยงเบนถูกติดตามและสามารถวิเคราะห์ได้

1. เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

เมื่อชำระขาดทุน

กระบวนการทางธุรกิจหลักของ บริษัท ประกันภัยคือการชำระความสูญเสียหลังจากเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัยเกิดขึ้น หากเราจินตนาการถึงกระบวนการนี้เป็นขั้นตอน เช่น เมื่อทำประกันรถจากความเสียหาย เราก็จะเข้าใจได้ว่าต้องกรอกเอกสารกี่ฉบับ มีสำนักงานกี่แห่งที่ต้องผ่านเพื่อปิดคดีในที่สุด

เราแสดงกระบวนการนี้ในรูปแบบของลำดับขั้นตอน:

• กรอกใบสมัครสำหรับเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัย
• จัดให้โดยผู้เอาประกันภัยทั้งหมด เอกสารที่ต้องใช้การยืนยันสิทธิ์ของผู้เอาประกันภัย / ผู้รับผลประโยชน์ในทรัพย์สินต่อวัตถุของการประกันภัยตลอดจนสิทธิในการรับเงินประกัน (สำเนาหนังสือเดินทางรถ, หนังสือรับรองการจดทะเบียนรถ, คูปองการตรวจสอบทางเทคนิค, หนังสือมอบอำนาจ, สัญญาซื้อขายทรัพย์สิน, สำเนากรมธรรม์ ใบเสร็จรับเงินสำหรับชำระค่าเบี้ยประกันครั้งต่อไป เป็นต้น)
• การอ้างอิงสำหรับการตรวจสอบความเสียหายที่เกิดขึ้นภายในหรือโดยอิสระ
• จัดเตรียมโดยผู้เอาประกันภัยของเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดที่ยืนยันความเป็นจริงของเหตุการณ์ที่นำไปสู่ความเสียหายต่อทรัพย์สินของผู้เอาประกันภัย (ใบรับรองจากตำรวจจราจร, กระทรวงกิจการภายใน, กระทรวงสถานการณ์ฉุกเฉิน, สถาบันทางการแพทย์ ฯลฯ );
• ให้ผลการประเมินความเสียหาย
• การตัดสินใจจ่ายค่าสินไหมทดแทนการประกันภัยหรือวิธีการชำระความสูญเสียของผู้เอาประกันภัย
• ดำเนินการชำระเงินค่าชดเชยการประกัน, บัญชีสำหรับการชำระเงินนี้, หรือการชำระเงินร่วมกันกับสถานีบริการและการจัดหา / บัญชี / ตกลงประมาณการของค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซมบูรณะ;
• ปิดคดีชดใช้ค่าเสียหาย

ลำดับนี้มีความคล้ายคลึงกันสำหรับการประกันภัยประเภทอื่น ๆ - ตัวอย่างเช่น การประกันชีวิต: เฉพาะชุดเอกสารที่ให้ไว้และกลุ่มบุคคลที่ควบคุมกระบวนการจัดหาและตัดสินใจเกี่ยวกับคดีจะแตกต่างกัน กระบวนการปรับการสูญเสียมักจะเกิดขึ้นตามลำดับ

ในระหว่างนั้นจะมีการตัดสินใจดังต่อไปนี้:

• ในการเปิดคดีเพื่อชำระความสูญเสีย
• ในการตรวจสอบความเสียหาย
• เกี่ยวกับการไม่มีโครงสร้างการกระทำที่เป็นการฉ้อโกง
• เกี่ยวกับความครบถ้วนของการจัดหาเอกสารสำหรับการชำระความสูญเสียนั้น
• การตัดสินใจในเชิงบวกในการชำระราคาขาดทุนและวิธีการชำระ;
• การเพิ่มจำนวนความเสียหายเมื่อตรวจพบความเสียหายที่ซ่อนอยู่ (สำหรับยานพาหนะ) หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซม ฯลฯ ;
• เกี่ยวกับการปิดคดี

ในแต่ละขั้นตอนของการสมัครตามเส้นทางเพื่อการตัดสินใจที่เพียงพอ จำเป็นต้องเข้าถึงเอกสารฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับความเสียหาย รวมถึงสำเนาสัญญาประกันภัย / กรมธรรม์ ซึ่งควรเข้าสู่ระบบทันที มันลงนามโดยลูกค้า เพราะ บริษัท ประกันภัยมักมีโครงสร้างแบบกระจายตามภูมิศาสตร์ การจัดเตรียมเอกสารครบชุดเกี่ยวกับคดีในแต่ละขั้นตอนของการอนุมัติมีความสำคัญเป็นพิเศษ ทำให้สามารถยกเว้นความเป็นไปได้ของการฉ้อโกงในส่วนของลูกค้าหรือตัวแทนประกันภัยได้เช่นกัน เพื่อความรวดเร็วในการพิจารณาคดี

ใน CONSENT บริษัทประกันภัย ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ของกระบวนการชำระบัญชีการสูญเสียเกิดขึ้นดังนี้:

ผู้เชี่ยวชาญของบริษัทประกันภัยโทรหาลูกค้าจากคิวอิเล็กทรอนิกส์

จากนั้นผู้ถือกรมธรรม์พร้อมกับพนักงานของ บริษัท ประกันภัยกรอกใบสมัครสำหรับเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัยผู้เชี่ยวชาญจะตรวจสอบเอกสารที่ส่งมาเพื่อให้สอดคล้องกับข้อมูลและความครบถ้วนสมบูรณ์เอกสารทั้งหมดเหล่านี้จะถูกสแกนและป้อนลงในฐานข้อมูล ลงในโฟลเดอร์ของลูกค้าหลังจากนั้นเตรียมหนังสือรับรองการตอบรับ- การโอนเอกสารในเหตุการณ์ที่ประกาศ นอกจากนี้ยังมีการออกผู้อ้างอิงสำหรับการตรวจสอบยานพาหนะและผู้เชี่ยวชาญอิสระตรวจสอบรถจัดทำการตรวจสอบยานพาหนะ

หลังจากที่เอกสารทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณสามารถเริ่มทำงานกับโปรแกรมข้อมูลได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณต้องลงทะเบียนเหตุการณ์ที่ประกาศไว้ในระบบ Diasoft

หลังจากลงทะเบียนแอปพลิเคชันใน Diasoft เรียบร้อยแล้ว ผู้เชี่ยวชาญของบริษัทประกันภัยจะดำเนินการกรอก EDMS ในแง่ของการสร้างความสูญเสีย

หลังจากกรอก EDS แล้ว กรณีการชำระเงินจะถูกโอนไปยังขั้นตอนของแผนกตรวจสอบ ซึ่งจะตัดสินปัญหาการซ่อมรถหรือจ่ายค่าชดเชยการประกัน

ถึงกรณีการชำระเงินที่เกิดขึ้นหมายเลขโทรศัพท์ที่เชื่อมต่อลูกค้าที่ได้รับ SMS - ข้อความเกี่ยวกับสถานะของเหตุการณ์ผู้เอาประกันภัย

EDMS ช่วยให้คุณติดตามขั้นตอนของคดีความสูญเสียโดยเฉพาะได้อย่างชัดเจน ดูขั้นตอนที่การเปลี่ยนสถานะเป็นถัดไปเกินกำหนด และแจ้งผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบ

มีการรวบรวมรายการเอกสารมาตรฐานที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการตามกระบวนการระงับข้อพิพาท และเนื่องจากสำเนาเอกสารที่สแกนจะถูกวางโดยตรงในฐานข้อมูลของ Diasoft หลังจากที่ส่งใบสมัครเพื่อพิจารณาจากคณะกรรมการแล้ว ข้อมูลทั้งหมดจึงพร้อมสำหรับการตัดสินใจเกี่ยวกับข้อตกลงหรือการปฏิเสธ ดังนั้นระบบจะอนุญาตให้คุณโอนใบสมัครไปที่แผนกบัญชีเพื่อชำระเงินหรือสร้างคำบอกกล่าวให้กับลูกค้าเกี่ยวกับการปฏิเสธ นอกจากนี้ยังสามารถเริ่มต้นขั้นตอนการถดถอย

บทสรุป

เมื่อพิจารณาถึงระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในบริษัทประกัน Consent แล้ว เราสามารถสรุปได้ว่าการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์:

1. ตรงตามข้อกำหนดของธุรกิจประกันภัยสมัยใหม่และรับประกันความเร็วของการประมวลผลข้อมูล
2. ช่วยให้คุณเร่งการทำงานของแผนกต่าง ๆ ของ บริษัท ประกันภัย
3. ช่วยให้คุณทำการตัดสินใจเชิงปฏิบัติการและเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญได้ทันท่วงที
4. อนุญาตให้ตัวแทนดำเนินการตามขั้นตอนทั้งหมดเพื่อสรุปสัญญาประกันจากระยะไกล
5. มีส่วนช่วยป้องกันการฉ้อโกงประกันภัย
6. มีส่วนช่วยในการแก้ปัญหาด้านการจัดการบัญชี การวิเคราะห์และการวางแผน
7. ช่วยให้คุณติดตามขั้นตอนของกรณีการชำระความสูญเสียโดยเฉพาะได้อย่างชัดเจน ดูขั้นตอนที่การเปลี่ยนสถานะเป็นถัดไปเกินกำหนด และแจ้งผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบ

บรรณานุกรม

1. กฎหมายของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 27 พฤศจิกายน 2535 N 4015-1 "ในองค์กรธุรกิจประกันภัยใน สหพันธรัฐรัสเซีย(พร้อมการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติมในภายหลัง)
2. Ermasov S.V. , Ermasova N.B. ประกันภัย: ตำราเรียน / S.V. Ermasov, N.B. Ermasova – ม.: อุดมศึกษา, 2551. - 317น.
3. มิเควา อี.วี. เทคโนโลยีสารสนเทศวี กิจกรรมระดับมืออาชีพนักเศรษฐศาสตร์และนักบัญชี: ตำราเรียน. เบี้ยเลี้ยงสำหรับนักเรียน สถาบันขนาดกลาง ศ. การศึกษา / E.V. มิเควา, อี. ยู. ทาราซอฟ - M.: "Academy", 2013. - 240 p.
4. มิเควา อี.วี. การประชุมเชิงปฏิบัติการเรื่องเทคโนโลยีสารสนเทศในกิจกรรมระดับมืออาชีพของนักเศรษฐศาสตร์และนักบัญชี: ตำราเรียน เบี้ยเลี้ยงสำหรับนักเรียน สถาบันขนาดกลาง ศ. การศึกษา / E.V. มิเควา, อี. ยู. ทาราซอฟ - M.: "Academy", 2014. - 352 น.
5. มิเควา อี.วี. เทคโนโลยีสารสนเทศในกิจกรรมระดับมืออาชีพ: ตำราเรียน เบี้ยเลี้ยงสำหรับนักเรียน สถาบันขนาดกลาง ศ. การศึกษา / E.V. มิคีฟ. - M.: "Academy", 2556. - 384 หน้า
6. ประกันภัย: ตำรา / ed. L.A. Orlanyuk-Malitskaya, S.Yu. Yanova - ม.: สำนักพิมพ์ยุเรต; ไอดี ยุเรศ, 2011. - 643s.
7. SC "ยินยอม" http: //www.soglasie.ru
8. วารสารอิเล็กทรอนิกส์ "เรื่องการฉ้อโกงประกันภัย"http://i-news.narod.ru/criminal.html