Организационные основы ведомственного хранения документов были заложены в первых декретах Советской власти по архивному делу. Декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» содержал принципиально важное положение о том, что архивы правительственных учреждений ликвидируются как ведомственные учреждения, а хранящиеся в них дела образуют Единый Государственный архивный фонд. Это означало отмену принципа постоянного хранения дел. В соответствии с декретом, дела необходимые для повседневной работы оставались в помещениях ведомства, но поступали в распоряжение Главного управления архивным делом.

Декрет Совета народных комиссаров РСФСР от 31 марта 1919 года «О хранении и уничтожении архивных дел» определял сроки хранения документов в ведомствах, а так же основы экспертизы их ценности.

В 1924 году Центрархив РСФСР начал разработку «Правил постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». В 1925 году они были утверждены коллегии Центрархива и направлены в ведомства.

В конце 20-х годов состояние архивного дела на местах было неудовлетворительное. Налаживанию ведомственного хранения документов препятствовало отсутствие действенного контроля со стороны Центрального архивного управления. Акты обследования состояния ведомственных архивов сводились только к констатации недостатков.

Декрет о хранении и уничтожении архивных дел установил только порядок проведения экспертизы ценности дел специальной комиссией. Возникла необходимость в разработке ведомственных перечней дел, подлежащих постоянному и временному хранению. Но ведомства не занимались этой работой. Поэтому было предложено создать общий для всех учреждений перечень дел по типовым видам документов.

В первой половине 30-х годов архивные учреждения РСФСР приняли меры для налаживания ведомственного хранения документов низовых организаций, особенно колхозов и совхозов. В циркуляре ЦАУ РСФСР от 17 ноября 1930 года предлагалось немедленно взять на учет архивы этих организаций, осуществить прием на государственное хранение документов по 1927 год и обеспечит сохранность документов за более позднее время.

5 февраля 1936 года было принято постановление ЦИК и СНК СССР «ОБ упорядочении архивного дела в народных комиссариатах и других центральных учреждениях СССР». В этом постановлении был определен состав документов ведомственного архива; организационно-правовое положение ведомственных архивов: отдел в составе народного комиссариата.

Все наркоматы и ведомства в обязательном порядке должны были пересмотреть состав архивов, изъять документы с истекшими сроками хранения, разработать перечни дел, не подлежащие дальнейшему хранению, оснастить архивы необходимыми техническими средствами и помещениями.

В связи с принятием этого постановления между архивами наркоматов было развернуто соревнование. 28 февраля 1936 года было утверждено «Типовое положение об архиве наркомата (центрального учреждения). Этим положением были установлены организационная структура архива, его задачи, права и обязанности заведующего архивом.

В 1936 году была развернута планомерная работа по проверки ведомственных архивов.

Все это дало свои положительные результаты. К 1 октября 1936 года полностью привели в порядок документы архивы секретариатов ЦИК СССР и ВЦИК, управлений делами СНКА СССР и РСФСР большинство наркоматов. В начале 1937 года некоторые наркоматы предприняли попытку улучшить состояние ведомственных архивов своих систем.

На установление контактов с ведомствами была направлена работа архивных учреждений в этот период.

ЦАУ СССР и РСФСР взято на учет 289 ведомственных архивов, согласовано 19 перечней документов со сроками хранения.

Постановление ЦИК и СНК СССР от 5 февраля 1936 года окончательно определило статус ведомственных архивов, заложило основы современной системы организации ведомственного хранения документов.

В середине 30-х годов в поисках новых форм хранения документов некоторые учреждения стали создавать объединенные межведомственные архивы. В архивах ряда наркоматов стали сосредотачиваться дела не только структурных подразделений, атак же и организаций непосредственного подчинения.

К началу Великой Отечественной войны сложилась довольно обширная сеть объединенных ведомственных архивов, охватившая различные категории учреждений, предприятий и организаций.

В Положении о Государственном архивном фонде СССР от 29 марта 1941 года сохранялась сложившаяся разновидность ведомственных архивов: архив учреждения и объединенный архив, с наделением их функции контроля за архивной частью делопроизводства и постановкой архивного дела как в учреждении, так и в подведомственных ему организациях.

В годы Великой отечественной войны архивы учреждений сильно пострадали, задержалось развитие их сети.

Проходившая в конце 50-60-х годов перестройка, в ходе которой комплектование и экспертиза ценности документов стали активной функцией государственных архивов, оказала положительное воздействие на организацию ведомственных архивов.

Важную роль в налаживании работы ведомственных архивов сыграло постановление Совета министров СССР от 25 июля 1963 года « О мерах по улучшению архивного дела в СССР». После его принятия министерства и ведомства стали больше уделять внимания обеспечению сохранности документов, приведению их в надлежащий порядок, в учреждениях активизировалось создание специальных архивов для концентрации материалов подведомственных организаций. Местные органы государственного управления приняли решение о создании объединенных архивов: здравоохранения, народного образования, торговли.

В конце 60-х годов в РСФСР появились первые объединенные междуведомственные архивы для хранения документов сельскохозяйственных учреждений

Решающее влияние на распространение объединенных архивов оказало постановление Совета министров РСФСР от 27 мая 1969 года «О мерах по дальнейшему улучшению архивного дела в РСФСР» Постановление обязывало министерства и ведомства создавать архивы для концентрации и централизации хранения документов подчиненных им учреждений. Объединенные ведомственные архивы должны были содержаться за счет средств получаемых по договорам от учреждений и предприятий за централизованное хранение пи использование архивных документов.

К 1971 году количество объединенных архивов выросло с 30 до 190.

Одновременно Главархив СССР предпринял усилия для методического обеспечения организации объединенных архивов. Появились рекомендации по созданию объединенных архивов и их комплектованию, а так же типовое положение об объединенном ведомственном архиве. В них говорилось о целесообразности создания таких архивов в системах органов государственного управления, суда и прокуратуры, в промышленности, сельском хозяйстве, строительстве, на транспорте, а так же в отраслях, связанных с обслуживанием населения.

Изменения, происходившие в управлении народным хозяйством в первой половине 70-х годов, оказали заметное влияние на расширение сети объединенных архивов в сфере материального производства. После выхода постановления Совета Министров РСФСР от 31 мая 1977 г. с указанием активизировать работу по созданию объединенных архивов почти в овсех автономных республиках, краях и областях местными органами власти принимались решения о создании укрупненных ведомственных архивов, а для междуведомственных архивов по сельскому хозяйству утверждались штатные расписания и фонд заработной платы, списки учреждений, передающих документы, выделялись помещения.

12 июня 1981 года Главархив СССР утвердил Примерное положение об объединенном архиве промышленного, производственного объединения, согласно которому такой архив хранил документы управления (дирекции), головной организации объединения, структурных единиц объединения, учреждений, организаций и предприятий, подчиненных объединению.

Несмотря на расширение сети объединенных архивов, его темпы не устраивали сотрудников архивной службы. По инициативе Главархива РСФСР 13 августа 1980 года было издано постановление Совета министров РСФСР, которое послужило дополнительным стимулом в создании объединенных архивов. В 1980 году было создано 33 архива в 18 автономных республиках, краях и областях, в 1981-23, в 1982-48 архивов.

Архивы создавались в пределах общей штатной численности и фонда зарплаты, выделенных министерствам, дополнительных штатов не выделялось. На начало 80-х годов была утверждена на республиканском уровне должность заведующего объединенным архивом.

В 1986 году выходят «Основные правила работы ведомственных архивов», в которых вопросы работы ведомственных архивов, экспертных комиссий, учета документов получили более обстоятельное развитие и конкретизацию. Правила в полном объеме отражают все изменения произошедшие в ведомственном хранении за последние двадцать лет (после выхода первых правил в 1963 году).Важно включение впервые в правила работы ведомственных архивов таких разделов как классификация документов в пределах архивного фонда, работа с документами по личному составу, организация работы архива: планирование, учет и организация труда. Система ведомственных архивов включает в себя: архив организации, центральный архив министерства, ведомства, центральный отраслевой архив

министерства или ведомства, объединенный ведомственный архив, объединенный междуведомственный архив.

В начале 90-х годов в Российской федерации насчитывалось около 940 укрупненных ведомственных архивов, где было сосредоточено примерно 21 млн.дел В этот период проблема сохранности и использования докмуентов на ведомственном уровне встала с особой остротой из-за разрушения союзных структур управления. Огромные документальные комплексы часто оставались бесхозными. Поэтому Правительство РСФСР 14 ноября 1991года было издано распоряжение об обеспечении сохранности документов ликвидированных министерств и ведомств СССР.

Реформы привели к тому, что взаимоотношения между министерствами и ведомствами, предприятиями, учреждениями резко изменились. Административно-командные отношения ушли в прошлое, появилось множество организаций негосударственного типа. Создание ведомственных архивных служб, в основе которых могли находится объединенные архивы стало практически нереальным. Увеличилась угроза гибели документов, особенно документов по личному составу. Которых накопилось только в учреждениях – источниках комплектования архивов России свыше 70 млн.дел. За 1992-1993гг. по неполным данным только на районном уровне погибло более 50 тыс. таких дел. В этих условиях объединенные архивы представляли эффективную форму хранения документов по личному составу.

По инициативе Росархива Правительство РФ 23 апреля 1992 года издало распоряжение, в котором рекомендовало органам исполнительной власти рассмотреть вопросы создания архивов для хранения документов по личному составу.В ходе выполнения распоряжения во многих регионах были созданы такие архивы. Сеть таких архивов в России развивалась достаточно быстро: в 1986 их было 128, а в 1992 – уже 250. В течение 1992-1993гг. в республиках краях и областях, представляющих 61 субъект Федерации, создано 705 таких архивов, из которых 94% действовало на бюджетном финансировании. В них было сосредоточено более 2,2 млн.дел.

За время существования России как самостоятельного государства произошло несколько полных реорганизаций структуры федеральных органов. Что естественно сказалось на сохранности документов и деятельности архивов организаций.

Нынешняя ситуация предельно обострила накапливаемые годами проблемы ведомственного хранения и создала новые: нехватка площадей, перегруженность архивохранилищ, сокращение количества штатных работников.

За последние годы во многих министерствах и ведомствах утрачена
подведомственная сеть В прежнем виде «отраслевой» подход к работе с
документами невозможен. Но тем не менее многие федеральные органы
осуществляют общеотраслевую координацию деятельности

подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, осуществляют проверки обеспечения сохранности документов. В последнее годы активизировалась

деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение.

Возникают новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение-хранение документов органами власти и организациями в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями.

История создания ведомственных архивов показывает, что появление их связано с объективными потребностями общества в сохранении использовании архивных документов до поступления на вечное хранение. Многолетняя практика показала возможность существования целого ряда промежуточных архивохранилищ в российских условиях.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает сроки для ведомственного хранения документов. Перед тем как попасть на государственное или муниципальное хранение, архивные документы хранятся в ведомственных архивах, согласно срокам, установленным в законодательстве. Таким образом, ведомственное хранение документов - это хранение архивных документов в ведомственных архивах перед сдачей на их государственное хранение. Отсюда следует, что основной и главной задачей ведомственного хранения документов является сохранность архива организации до непосредственной передачи на государственное хранение.

Комплектование архивов для ведомственного хранения документов, в соответствие с действующим законодательством, производится на основании списков, которые составляют государственные и муниципальные архивы. Включение в эти списки негосударственных организаций, а также частных лиц осуществляется отдельно на основании договоров.

Для определения наиболее полного списка источников комплектования ведомственных архивов выявляются все организации, которые действуют в пределах зоны комплектования архива. После этого для организации ведомственного хранения документов необходимо установить связь со всеми этими организациями: завязать деловые контакты, проанализировать структуру, функции. Для ведомственного хранения документов очень важно знать состав и функции архивов всех организаций района. Для этого производится скрупулезный анализ планово-отчетных и других документов, просматриваются описи и номенклатуры дел. После проведения всех этих мероприятий делается вывод: необходимо ли ведомственное хранение документов данной организации. В зависимости от того, какие документы хранятся в ведомственном архиве, составляется паспорт архива организации. В паспорт архива организации включаются сведения об условиях хранения документов, количестве единиц хранения, обеспеченности кадрами ведомственного архива и др.

Одной из самых важных проблем ведомственного хранения документов является сохранность этих самых документов на протяжении всего срока хранения. Требования к обеспечению сохранности документов ведомственного архива регламентированы в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Для разрешения этой проблемы необходимо постоянно проводить меры по развитию и совершенствованию материально-технической базы архивов. Необходимо вовремя проводить ремонт зданий, средств хранения, архивного оборудования. Также очень важную роль играет обучение сотрудников. Хорошая квалификация архивистов и ответственных за делопроизводство и архив - это надежность и сохранность документов.

Как уже стало понятно, полнота и качество документов, поступающих на государственное и муниципальное хранение, напрямую зависит от правильной организации ведомственного хранения документов. Очень важную роль в этом играет паспортизации ведомственных архивов.

Многочнсленные реорганизации мин-в, вед-в осложнили ОСД и учет док-тов, которые находятся на ведомств., хранении, их подготовку к передаче в гос. архив. Повышение объема док-тов в ведомствах при проблеме «архивной полки» в гос арх. Нужно обеспечить эф. работу с док-тацией от стадии делопроиз-ва до передачи в гос. арх.. Это возможно осущ. на основе взаимодействия м/у работниками гос. делопро-ых и вед. арх. служб.

Реорганизация структуры фед органов привело к изменениям вед хр. Многие проблемы вед хр. - традиционны,. которые сейчас обострились, но есть и новые: повышение объема дел, находящихся на вед. хр., перегруженность, нехватка помещений, отвечающих требованиям, хранение док-тов фед, органов в помещениях, принадлежащих ком. структурам, сокращение кол-ва штатных арх. работников; не всегда четкое определение правопреемника в случаях ликвидации, реорганиз-ии мин-в, вед-ва. Нужно сохран-ть док-ты, упорядочить, добиться создания во вновь созданном или реорганизованном вед-ве арх. службы. Но не хватает средств и штатов; нет понимания? о соотношении правопреемства функций мин-ва н правопреемства хранения док-тов.

1998г. Главное контрольное управление России иРос архив провели проверку выполнения фед. органами требований нормативных актов в обл. Арх. Дела. Мин-ва экон-ки с Рос архивом разраб гос. программу по ОСД, образов-ся в период СССР., включ. комплекс мероприятий по решению этой проблемы на гос. и вед. хранении. Эту программу начинают использовать. Успех, если фед. органы б тоже участвовать в подготовке? вед. хр. Составной частью этой программы м/б отраслевое регулирование в деят-ти вед. арх. Сейчас во многих мин-ах утрачена подведомственная, сеть - ?. можно ли говорить о централизиров. воздействии на состояние вед. хр или «отраслевой» подход изжил себя и каждое ведомство д. работать с док-тами т своего апперата. Некот фед. органы сохран. влияние на подведомств. сис-му, осуш. общеотраслевую координацию, регулирование деятельности профильн. учрежд. А необходимо чтобы в отрасли действовали единые правовые, орг. и метод основы работы док-тами. Некоторые ведомства осуш. контроль за состоянием арх. подвел орган-нй, издают приказы, проводят проверку (Минфин, Минюст). Рос архив вместе с ведомствами издает распорядительные док. для их систематизации по? сроков усл. хр. их отбора и передачи Целесообразно вернуться к практике совместных отраслевых проверок состояния арх. и делопроизводства. с последующим рассмотрением на коллегиях итогов.

Но не все вед-ва согласуют с. рос арх. ? АД (98г. Госстрой Р. направил в местн. органы БТИ письмо о создании арх. фондов БТИ на основе трехсторонних соглашений: Госстроя, Роарх, н глав администрации субъектов. Это письмо не б. согласовано с Росарх.)

Разработки норм-мет, пособий для подвед, сис-м. Возможно оказание помощи в разработке примерных номенклатур и примерн. отраслевых списков Разработку примерных пособий для орган-нй опред. видов, м. поручить как научно-исслед. работу местным арх. учрежд. по линии ЗМНС. ЗМНС появились в в 70-е г. В Урал. ЗМНС вход: Удмуртия, Свердл., Курган., Перм., Тюм., Чел., Башкортостан, Оренбург.

Объем доков, которые с даются: в гос. арх. каждый год снижается, т.к. нет площадей в юс. арх. Осложн. прием доков и большое кол-во (50%) неподготовленных к передаче. П/д гос. н вед арх. проблема пересмотра состава док., подлежащих передачи в гос арх. с учетом роли их в н/к.

И работа по установлению сроков хр, для нов видов доков на основе критериев ценности. Н. переработка номенклатуры ведомств, чтобы она учит, всю док-тную инфо на разных носителях. И пере утверждать номенклатуру нужно не 1 раз в 5 лет, а ежегодно.

Нужно обследовать. фед орг. , выявление баз данных, постановки их на учет в госарх Начинать н. с учета нужно описания БД в ведомствах. Пока этого нет; нужна номенклатуры электрон, док-тов со сроками хранения, номенклатуры БД,

В соотв. с Основ, правилами гос. арх. 2002г. гос. арх.. осущ контроль за деят-тью арх. орг-нй, проверки бывают- комплексные, тематические, контрольные. Значение: помощь вед., арх. Привалов отмечает, что создаются очень много дефектов док-тов, которые нужно реставрировать

В ходе реализации решения прав-во 99г - «О мерах по сохранению АФ РФ и улучшению использования арх. док-тов.» проводятся проверки использования помещений в вед. архивах. Совместно с банком России было разраб. Положение о порядке работы с док-тами, образующимися в деят-ти кредит, организ. в случае ликвидации.

По поручению Правит-ва 99г. проводит, упорядочивание док-тов бывших союзных министерств. Продолжается упоряд, арх док-тов 14 министерств и ведомств, упраздненных в 2000г.

На вед. хранении хранится много док-тов с постоян. сроком хранения и по личному составу из-за загруженности ГА; много док-тов хранится в орган-ях сверх установленного срока. Остается? о судьбе док. организаций - банкротов, ликвидированных кредитных организаций. Есть факты утраты доков в вед. арх. Нужно совершенст-ть деят-ть ЗМНС арх. учрежд. Организ-ть обсуждение актуальн. ? их работы на заседании Круглого стола председателей ЗМНС.

2002г. Осн. правила работы арх орган-ий: обязат. х-р для орг-ий - источников комплектования, а рекомендат. х-р - для не источников комплектования Для орган-ций, кот хранят секрет, док-ты распростр. т. на работу УД

УА фед орг. вл.

Центр, отрасл.

Центр, арх. орг-ий или отраслей, фонды.

Объед. арх. (док-ты одной или нескольких отраслей)

Арх орган-ий.

В «Отеч. арх.» публ. материалы о работе разл. арх орг-ий (Еременко, Козлов, Леонтьевя). Постановление прав-ва 03.03..93. возлаг. на ведомства, орг-ни создание страх, фонда копий на особо ценные док-ты.

Проблемы ведомственного хранения (продолжение).Федеральный закон об Архивном деле в РФ в разделе "Общие положения" даны основные понятия; в том числе и понятие Архивного фонда РФ.

АФ РФ- исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, составной частью информационных ресурсов России и подлежащих постоянному хранению;Зафиксировано разделение Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) на гос. и негос. Части

Ведомственный_архив- архив, не входящий в систему ФАС. находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации либо являющийся структурным подразделением организации .

Виды ведомственных архивов:

1. Отраслевой государственный фонд- музеи и библиотеки Министерства культуры, Академии наук.

2. Центральный отраслевой архив министерства или ведомства (хранит док-ты организации отрасли всех уровней подчиненности);

3. Центральный архив министерства (хранит документы цент-рального аппарата + организаций непосредственного подчинения);

4. Объединенный ведомственный архив (хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных но виду деятельности);

5. Объединенный межведомственный архив (хранит док-ты нескольких организаций или систем). Создается для хранения документов поличному составу,

6. АРХИВ учреждения (хранит документы учреждения и общественных организаций).

Все гос. архивы хранят документы; законченные Делопроиз­водством. Хранят фонды своей организации и могут хранить фонды предшественников личные фонды и страховой фонд.

Работа регулируется Основными правилами работы ведомственных архивов (Москва, 1986) + отношения ведомственных и государственных архивов

Одна из основных проблем - проблема ведомственного хранения, обеспечение сохранности документов. Эту проблему в журнале "Отечественные архивы", выходящем с 1992 г.. освещали: Еремченко, Леонтьева (1994 г.). Артизов (1996 г.). Колотив (1997 г.). Б № На 1999 г. Вышла статья Еремченко "Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях, ведомственной реформы: основные проблемы".

Многочисленные реорганизации министерств и ведомств в процессе формирования новой системы управления серьезно осложнит обеспечение сохранности документов я их учет в ведомствах, то есть в ведомствах возросли объемы документов, в том числе неупорядоченных(неописанных)но при возрастании объема документов. ведомственных архивов остались прежними. В этих условиях главная задача работников, ведомств и ФАС - обеспечить эффективную работу с такими документами. Это возможно только при условии сотрудничества работников; ФАС. делопроизводственных и Ведомственных архивных служб.

Проблемы ведомственного хранения в условиях реорганизации государственных структур: I. Проблема государственного регулирования ДОУ.

II. Проблема взаимодействия работников ФАС, делопроизводственных и ведомственных архивных служб в организации хранения документов.

III. Заключение соглашений о депозитарием хранении документов между ФАС и отраслевыми государственными ЗАКЛЮЧЕНИЕ СОГЛАШЕНИЙ О ДЕПОЗИТАРНОМ ХРАНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ МЕЖДУ ФАС И ОТРАСЛЕВЫМИ ГО СУДАРСТВЕННЫМИ ФОНДАМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ

В отраслевых государственных фондах хранится 28.5 миллиона дел (библиотеки и музеи Министерства культуры. Академии наук).

Для депозитарного хранения документов МВД ФСБ на места направляются письма о заключении «ютветствутоших соглашении на уровне соответствующих органов субъектов РФ.

IV. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОТБОРА И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В ГОСАРХИВЫ Объемы документов, поступающих в госархивы из ведомств, в последние годы снижаются из-за неупорядоченности в ведомствах и отсутствия в архивах площадей.

Сегодня в федеральных органах исполнительной власти хранится сверх срока свыше 320 000 дел. это на 42% больше, чем в 1996 году. 50% этих дел не подготовлены к передаче к госархивы,

В настоящее время перед государственными, и ведомственными архивами стоит задача - пересмотреть состав документов, подлежащих приему в госархивы. Для этого нужно;1) определить состав министерств, документы которых следует пересмотреть;2) определить состав документов, сроки хранения которых будут пересмотрены (соцсоревнование, изобретательство).3) определить критерии, по которым будет проводиться эта работа.

Проблема ведомственного хранения документов рас­сматривалась на Всероссийской конференции, посвященной" проблемам ведомственного хранения документов. Эта конференция прошла в Екатеринбурге в 1996 году.

ВТОРОЙ уровень- ВЕДОМСТВЕННЫЕ АРХИВЫ МИНИСТЕРСТВ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ГОСПРЕДПРИЯТИЙ.

1. Проблем финансирования, отсюда ~ кадровая проблема (старые кадры уходят, новые не приходят).

2. Проблема преемственности в работе. Преемственность в работе государствениых: и ведомственных архивов обеспечивалась единством и логичностью нормативно-методической базы. Теперь этого нет - старые документы отменены, достойных новых - не создали. Предлагается восстановить преемственность благодаря разработке норматив но-методической базы и постепенного ее совершенствования.

3. Необходимость взаимодействия ведомственных архивов с ФАС.

4. Условия хранения документов в организациях в 90-е годы значительно ухудшились; подчас катастрофические (подвалы, полуподвалы). Нет денег + низкий уровень сознания руководителей. В этом могут помочь средства массовой информации, разъясняя проблему.

5. В архивах увеличился объем документов, хранящихся сверх срока. Отсюда - архивы не комплектуются, потому что нет свободных площадей.

ТРЕТИЙ УРОВЕНЬ - АРХИВЫ НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Проблемы все те же. Выход: заключение договоров и соглашений на хранение документов. Работа над уровнем сознания руководителей в этой области.

Первые законодательные акты об организации хранения архивных документов в ведомствах в России. Генеральный регламент 1720 г., как первый шаг в создании нормативно-правовой базы ведомственного хранения архивных документов.

Ведомственное хранение архивных документов в России в XIХв. «Общее учреждение министерств» (1811г.) и другие нормативные правовые акты министерств и ведомств о ведомственном хранении архивных документов.

Организация ведомственного хранения архивных документов в СССР в предвоенный период (1917-1941 гг.).Архивные декреты РСФСР 1918-1920 гг. о принципах организации ведомственного хранения архивных документов в Советской республике. Вопросы ведомственного хранения документов и решения конференций и съездов архивных деятелей РСФСР 1920-х гг. I Съезд архивных деятелей РСФСР в Москве 1925 г. о проблемах «архивной части текущего делопроизводства» и необходимости формирования ведомственных архивов. Возрождение «ведомственных архивов» в советском архивном деле. «Положение об архивном управлении РСФСР (1929 г.)» о ведомственном хранении документов. Формирование в СССР системы ведомственных архивов с правом постоянного хранения архивных документов. Понятие «специального хранения» в государственных архивах.

Постановление ЦИК и СНК СССР "Об упорядочении архивного дела в народных комиссариатах и других центральных учреждениях СССР" (1936 г.) и его роль в формировании советской концепции ведомственного хранения. ГАУ НКВД СССР и ведомственные архивы: 1938-1941 гг. Организация ведомственного хранения архивных документов в СССР в годы Великой Отечественной войны.

Основные тенденции развития ведомственного хранения документов в СССР в конце 1950–1980-е гг.Постановление СМ СССР «О мерах по упорядочению режима хранения и лучшему использованию архивных материалов министерств и ведомств» (1956 г.) о проблемах советского ведомственного хранения и путях их решения. Положение о ГАФ СССР 1958 г. Переход к плановому началу и систематической передаче на госхранение документов, накапливаемых в ведомственных архивах.

Положение о ГАУ СССР и сети центральных государственных архивов (1961 г.). Дальнейшее укрепление системы ведомственных архивов с правом постоянного хранения архивных документов. Место ведомственного хранения архивных документов в общей системе архивного дела СССР.

Реформирование системы ведомственных архивов в РФ в период «перестройки».Основные правила работы ведомственных архивов (1986 г.). Попытки законодательного решения проблем ведомственного хранения документов ГАФ СССР в официальном и альтернативном проектах законов по архивному делу (конец 1980-х гг).

Проблемы формирования российского ведомственного хранения и обеспечения сохранности документов в ведомственных архивах в условиях демонтажа учреждений и ведомств СССР и РСФСР (лето - осень 1991 г.). Постановление Правительства РФ «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» (1993): общее и особенное в сравнении с советской концепцией образца 1980 г., специфика определения правового статуса ведомственных архивов. Вопросы ведомственного хранения архивных документов в РФ в «Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах» (1993) и в «Положении об Архивном фонде Российской Федерации» (1994).

Ведомственное хранение документов, как направление административной практики государственных и муниципальных учреждений РФ. Проблемы формирования российского ведомственного хранения и обеспечения сохранности документов в ведомственных архивах на современном этапе. Правовые основы ведомственного хранения архивных документов и документов АФ РФ и деятельности ведомственных архивов в РФ. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.), другие федеральные законы РФ о сроках ведомственного хранения документов, порядке хранения и использования документов организаций.

Проблема стремления отдельных ведомств получить право постоянного хранения документов и Указ Президента РФ «О Министерстве иностранных дел РФ» (14.03.1995 г). Депозитарное хранение и законодательство «О государственной тайне» (1997 г), «Об обороне», «О безопасности», «О ФАПСИ», «Об органах федеральной службы безопасности в РФ» и др.

Специализированные ведомственные архивные фонды РФ. Депозитарные архивы как проблема в формировании полноценной базы исторической науки и в целом информационного общества.

Структура ведомственных архивов, состав их документов. Основные разновидности российских ведомственных архивов, их задачи и основные функции. Типы и организационные формы ведомственных архивов. Современные требования к архиву организации. Проблема создания и комплектования электронного архива, IT-технологии. Аутсорсинг в архивном деле. Особенности деятельности ведомственных архивов с традиционным и электронным составом документов. Электронные архивы организаций и учреждений: структура, формы их использования.

Новые аспекты работы Росархива с министерствами, ведомствами и отраслевыми фондами с правом депозитарного хранения архивных документов. Проблема «публичности» ведомственных архивов. Эволюция «ведомственного архива» на современном этапе развития российского государства и общества. Перспективы развития ведомственных архивов в РФ.

Наиболее значимые ведомственные архивы России федерального уровня, не входящие в систему Росархива. История архива, состав фондов, основные направления деятельности архива. Специфика хранения и использования документов архива. Научно-исследовательская и публикационная деятельность архива. Социально-правовая деятельность архива. Организация работы исследователей в читальном зале архива. Участие архива в международном архивном сотрудничестве.

Архив Президента Российской Федерации (АП РФ). Указ Президента РФ «Об Архиве Президента РФ» (31 декабря 1991 г.). Наличие ограничений на доступ к документам АП РФ. Действующее «Положение об Архиве Президента Российской Федерации».

Центральный архив Федеральной службы безопасности России (ЦА ФСБ РФ) . Указ Президента РСФСР от 24 августа 1991 г. № 84 «Об архивах КГБ». Закон РСФСР «О реабилитации жертв политических репрессий» (1991 г.). Закон РФ «Об органах федеральной службы безопасности в РФ» (1995 г. с изм. 2014 г.).

Историко-документальный департамент Министерства иностранных дел России (ИДД МИД РФ). Архив внешней политики Российской Империи (АВП РИ) и Архив внешней политики Российской Федерации (АВП РФ) - две составные части ИДД МИД РФ.

Архивы Министерства внутренних дел РФ. Архивы Русской Православной Церкви.

Семинар 1. Основы курса «Государственные, муниципальные и ведомственные архивы»

Помимо архивов, подведомственных Федеральному архивному агентству, в России существуют архивы, действующие на особых основаниях.

Архив внешней политики Российской империи (хранящий документы дипломатического ведомства до 1917 г., г. Москва) и Архив внешней политики Российской Федерации (хранящий документы МИД и его учреждений советского и постсоветского периода, г. Москва), образованные в 1946 г., подчинены Историко-дипломатическому департаменту МИД.

Первый из этих архивов хранит свыше 550 тыс. дел, второй - более 1 млн 300 тыс. дел.

Архив внешней политики Российской империи включает материалы Коллегии иностранных дел (1720-1832 гг.), центральных учреждений МИД Российской империи (1802-1917 гг.), заграничных учреждений внешнеполитического ведомства России (посольств, консульств, миссий и т.д.), различных временных учреждений МИД, комиссий, обществ, личные фонды российских дипломатов. Архив хранит также коллекции микрофильмированных документов из иностранных и российских архивов и микрофильмы трофейных архивов, возвращенных в разные годы советским правительством их законным владельцам. В 1995 г. впервые был издан путеводитель по этому архиву .

Архив внешней политики Российской Федерации хранит международные договорные акты, фонды центральных учреждений Народного комиссариата иностранных дел (НКИД), а затем МИД РСФСР и СССР, в том числе фонды секретариатов наркомов (министров), их заместителей, членов коллегии НКИД (МИД), фонды центральных учреждений (департаментов, референтур) по конкретным странам и группам государств, с которыми РСФСР и СССР поддерживали дипломатические и торговые отношения, фонды посольств, а также представительств при различных международных организациях (например, ООН ), фонды международных совещаний и конференций, включающие как документы советских (российских) делегаций, так и официальные документы этих конференций и совещаний, фонды личного происхождения.

Центральный архив Министерства обороны (ЦАМО, г. Подольск Московской области) является одним из крупнейших архивохранилищ страны. Он был основан в 1936 г. как отдел архивов Народного комиссариата обороны СССР. Архив подчинен Архивной службе Вооруженных Сил Российской Федерации и относится к числу подразделений истории, культуры и воинского воспитания Министерства обороны. В 1992 г. был сформирован филиал ЦАМО в г. Пугачеве Саратовской области.

Архив содержит около 90 000 фондов, включающих 18 600 000 ед. хр.:

• - материалы военных учреждений и соединений по истории Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг., в том числе наградные документы (приказы о награждении и наградные листы), личные дела офицеров и генералов;
• - картотеку потерь сержантского и рядового состава, картотеку находившихся в плену и освобожденных советскими войсками, картотеки персонального учета офицерского и генеральского состава, потерь офицерского и генеральского состава, военнопленных офицеров и генералов, погибших в плену; картотеку награжденных орденами и медалями на весь личный состав Красной Армии (включая рядовых и сержантов).

Значительная часть хранящихся в ЦАМО документов времен Великой Отечественной войны до сих пор не рассекречена.

Центральный военно-морской архив Министерства обороны РФ

(ЦВМА МО РФ, г. Гатчина Ленинградской области) хранит аналогичные материалы по советскому флоту за период Великой Отечественной войны.

Архив военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны (г. Санкт-Петербург) содержит сведения о советских военнослужащих, находившихся во время войны на излечении в госпиталях и других военных медицинских учреждениях.

Российская Академия наук имеет собственную сеть архивов.

Архив РАН был основан еще в 1728 г., т.е. почти одновременно с образованием самой Академии. Его древнейшая часть находится в Санкт- Петербурге. Здесь хранятся документы академических учреждений, а также личные фонды видных ученых (в том числе и не являвшихся членами Академии наук) со второй четверти XVIII в. В 1936 г. в связи с перемещением многих академических учреждений в Москву было образовано отделение академического архива, в котором оказались сосредоточены материалы главным образом позднейшего периода - с середины 1930-х гг. После 1963 г. туда же было переведено управление архивом, а хранилище в Петербурге стало отделением. В настоящее время оно имеет статус Санкт- Петербургского филиала Архива РАН.

С 1933 по 1963 г. в серии «Трудов» этого архива было издано пять томов обозрений хранящихся в нем материалов. Обозрения включают краткие сведения по истории фондообразователей, о составе и объеме материалов. По личным фондам приводятся перечни основных корреспондентов. Все тома снабжены именными, предметными и географическими указателями. В первом томе опубликован очерк истории архива. Пятый том содержит полный список «Трудов» и «Указатель обозрений личных фондов и разрядов (коллекций), напечатанных в “Трудах” Архива АН СССР».

Кроме центрального архива, существуют архивы филиалов РАН, а также архивы центральных научно-исследовательских учреждений. К числу последних принадлежат, например, Рукописный отдел Института русской литературы (Пушкинского дома) и Архив Санкт-Петербургского института истории РАН. В основу этого архива легли три основных комплекса документов: собрание Археографической комиссии, учрежденной в 1837 г.; материалы Рукописного отдела Библиотеки Академии наук, переданные ему в 1931 - 1932 гг., и коллекция отечественных и западноевропейских источников, собранная Н. П. Лихачевым. Архив Института истории насчитывает несколько сотен тыс. ед. хр. документов местных учреждений России XVI-XIX вв. (Астраханской приказной палаты, Походной канцелярии кн. А. Д. Меншикова и др.), монастырей, архиерейских домов и церквей, поместно-вотчинных и личных фондов (в частности, гр. Воронцовых), а также ценнейших документов по истории западноевропейского феодализма.

Академические учреждения имеют «действующие» архивы, в которых временно хранятся материалы, образующиеся в процессе их деятельности, до сдачи в общеакадемические архивы.

Депозитарное хранение документов АФ РФ, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации, перечень которых утверждается Правительством РФ.

Наряду с уже упомянутыми МИД и Министерством обороны, это - МВД, Служба внешней разведки, ФСБ, Федеральная служба охраны Российской Федерации, Федеральная служба Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков, Федеральная служба исполнения наказаний, Федеральная миграционная служба, Государственная корпорация по атомной энергии «Росатом», ОАО «Роскартография», Федеральное государственное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт гидрометеорологической информации - Мировой центр данных», Федеральное государственное унитарное научно-производственное предприятие «Российский федеральный геологический фонд», Федеральное государственное унитарное предприятие «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия», Федеральное государственное бюджетное учреждение «Государственный фонд телевизионных и радиопрограмм», Российская академия образования, Российская академия художеств, Российская академия архитектуры и строительных наук, а также присоединенные ныне к РАН Российская академия сельскохозяйственных наук и Российская академия медицинских наук.

Хранение документов, входящих по своему значению в АФ РФ, в ведомственных архивах министерств и федеральных службах, осуществляющих деятельность в области внешней политики, безопасности государства и охраны общественного порядка, осуществлялось, по понятным соображениям, и в советское время, но зачастую не было специально узаконено. В настоящее время оно конституировано Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 и Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.2006 и дополнениями к нему.

Так называемые отраслевые фонды, также создававшиеся еще в советское время и сосредоточившие документы, содержащие, например, геологическую или гидрометеорологическую информацию, образованы с целью концентрации и эффективного использования документов, имеющих практическое значение для данной отрасли.

Отделы рукописей крупнейших библиотек и исторических музеев также являются хранителями архивных материалов. Как правило, в отделах рукописей хранятся личные фонды, собрания материалов и отдельные документы, поступившие от частных лиц. Материалы государственных учреждений представлены лишь сравнительно случайными документами. По объему хранимых материалов и их широкому тематическому диапазону выделяются отделы рукописей Российской государственной библиотеки (РГБ, г. Москва), Российской национальной библиотеки (РНБ, бывшая Государственная публичная библиотека, г. Санкт-Петербург),

Государственного исторического музея (ГИМ, г. Москва), а также Военно-исторического музея артиллерии , инженерных войск и войск связи (ранее - Артиллерийский исторический музей, г. Санкт-Петербург).

По фондам Отдела рукописей РГБ в 1948 г. издан путеводитель . Он состоит из кратких справок о фондообразователях и характеристик состава и содержания документов, а также указателя личных имен и названий. Сведения о позднейших ежегодных поступлениях материалов опубликованы в «Записках Отдела рукописей» . Ценным справочным пособием к материалам Отдела рукописей является «Указатель воспоминаний, дневников и путевых записок XVIII-XIX вв.» , снабженный указателями имен, географических названий, предметным и хронологическим. В 25-м выпуске «Записок Отдела рукописей» опубликована библиография всех его изданий за 1918-1953 гг. - указателей, каталогов, обзоров, описаний и т.п. Библиография снабжена указателем фондов, коллекций и собраний, сведения о которых содержатся в изданиях Отдела рукописей.

Общая характеристика документов, хранящихся в Отделе рукописей РНБ, содержится во многих изданиях, посвященных истории библиотеки. Специально обзору документов посвящены работы Н. Н. Розова и Л. А. Мандрыкиной . Сведения о ежегодных поступлениях новых материалов за 1852-1912 гг. публиковались в «Отчетах» библиотеки, а за последующие годы в «Кратких отчетах о новых поступлениях» в виде отдельных изданий или в составе «Сборников» и «Трудов» библиотеки. Отметим, в частности, «Краткий отчет Рукописного отдела за 1914-1938 гг.» и «Краткий отчет о новых поступлениях за 1939-1946 гг.». Отчеты включают краткие справки о фондообразователях и вновь поступивших материалах и снабжены указателями.

Государственным историческим музеем опубликованы путеводитель по фондам личного происхождения (с указателями) и первая часть общего справочника к материалам рукописного отдела (последнее издание состоит из ряда обзоров документов по темам и характеру источников).

Особенностью архива Артиллерийского исторического музея (образован в 1872 г.) является то, что его основу составляют материалы государственных учреждений, ведавших артиллерией русской армии, - Главного артиллерийского управления Военного министерства и его предшественников с XVII в. и, в основном, до Октябрьской революции. Среди них - документы не только военного и технического характера, но и содержащие данные о деятельности заводов артиллерийского ведомства, о революционном движении рабочих и др. В архиве хранятся также материалы Русского военно-исторического общества. Путеводитель по архиву содержит систематические обзоры фондов и коллекций; он снабжен предметно-тематическим, географическим и именным указателями.

• Архив внешней политики Российской империи: путеводитель. М., 1995. Записки Отдела рукописей [ГБЛ] (Записки OP). Т. 1-50. М., 1938-1995.