Журнал регистрации платежных ведомостей применяется для регистрации всех соответствующих ведомостей по выдаче заработной платы и накопления данной информации. Журнал оформляется по установленной форме Т-53а и состоит из обложки и табличной части, содержащей основную информацию. Журнал подлежит хранению на предприятии в течение 5 лет.

На титульной стороне документа указывается наименование компании, ее реквизиты. Заполняются даты начала и окончания ведения документа (срок — один календарный год) указывается фамилия и инициалы лица, ответственного за ведение журнала. Как правило, им является работник бухгалтерии или кадровой службы. Все записи должны вноситься в хронологической последовательности.

Табличная часть заполняется по графам.

В ней находятся 10 граф, все из которых должны быть корректно заполнены:

• номер документа по порядку;
• дата оформления ведомости;
• номер платежной ведомости;
• назначение платежа;
• структурное подразделение;
• выданная сумма;
• подпись лица, передавшего ведомость, для проведения регистрации;
• его полное ФИО;
• подпись лица, принявшего платежную ведомость;
• его фамилия и инициалы.

Под таблицей внизу каждой страницы следует указать порядковые номера платежных ведомостей. Регистрационный журнал представляет собой важный первичный документ и компаниям, которые выдают заработную плату при помощи платежных ведомостей, следует внимательно относиться к его ведению, так как он необходим при проверке финансовой деятельности предприятия. В случае выявления недостоверных сведений или отсутствии необходимых данных, ответственное лицо может быть привлечено к административной ответственности.

Платёжное поручение (платежка) — это письменное распоряжение владельца счёта (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчётным документом, перевести определённую денежную сумму на счёт получателя средств, в любом банке.

Платёжные поручения могут быть как в бумажном, так и в электронном виде (например, в системе клиент-банк).

Обычно платёжное поручение составляется в четырёх экземплярах: 1-й экземпляр платежного поручения предназначен плательщику, 2-й - банку плательщика, 3-й и 4-й передаются в банк получателя денежных средств.

Книга регистрации платежных поручений

Платёжные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счёте плательщика, но исполняются только при наличии достаточных средств на счете.

Банк обязан информировать плательщика по его требованию об исполнении платёжного поручения не позже следующего рабочего дня после обращения плательщика в банк, если иной срок не предусмотрен договором банковского счёта.

Платёжное поручение регистрируется в журнале регистрации платёжных поручений. При этом ему присваивается порядковый номер, который и указывается в соответствующем поле бланка платёжного поручения. Форма журнала регистрации платёжных поручений может быть разработана организацией самостоятельно, так как нормативно не утверждена.

Общие положения о расчётах платёжными поручениями определены статьёй 863 ГК РФ.

Необязательность ведения журнала учета платежных поручений

Специально для сайта www.audit4dk.ru

Вопрос: Должна ли организация вести журнал учета / регистрации платежных поручений? Существует ли ответственность за отсутствие такого журнала?

Ответ: Организации не обязаны вести журнал для регистрации либо учета платежных поручений.

Журнал регистрации платёжных ведомостей (Т-53а)

Соответственно, какая-либо ответственность за отсутствие такого журнала не установлена. В соответствии с пунктом 8.7. Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации (утв. ЦБ РФ 03.10.2002 № 2-П) поступившие в исполняющий банк платежные требования и инкассовые поручения регистрируются в журнале произвольной формы с указанием номера счета плательщика, номера, даты и суммы каждого расчетного документа. Учреждениями и подразделениями расчетной сети Банка России при регистрации дополнительно указываются БИКи банка плательщика и банка получателя средств (банка взыскателя).

На первом экземпляре поступивших платежных требований и инкассовых поручений в верхнем левом углу проставляется дата поступления расчетного документа. Таким образом, исполняющий банк ведет журнал произвольной формы, в котором регистрирует платежные требования и инкассовые поручения. Ведение журнала регистрации платежных поручений небанковскими организациями действующим законодательством не предусмотрено. Статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. Таким образом, ответственность установлена только за нарушение порядка ведения кассовых операций и только за те нарушения, которые прямо указаны в законе. Следовательно, ответственность за отсутствие журнала регистрации платежных поручений, а равно за нарушение порядка нумерации платежных поручений действующим законодательством не предусмотрена.

Хотите быть в курсе актуальных изменений — подпишитесь на рассылку

В крупных предприятиях бывает сложно уследить за движением всех первичных учетных документов, особенно таких важных, как платежные ведомости, которые подтверждают, что заработная плата была фактически выплачена сотруднику в определенном периоде , и работодатель выполнил свои обязательства перед сотрудником.

Для контроля движения документации бухгалтерского и расчетно-кассового отделов организации по произведенным выплатам своим сотрудникам работодателем применяется журнал регистрации платежных ведомостей. Этот документ по сути собирает сведения по всем имеющимся на предприятии ведомостям в хронологическом порядке .

Журнал является регистром бухгалтерского учета, который предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету платежных ведомостях. При этом к платежным ведомостям относятся:

• платежная ведомость (форма N Т-53) (Читайте также статью ⇒);
• расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49).

Унифицированные форма Журнала утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

С введением закона о бухгалтерском учете предприятия получили возможность самостоятельно разрабатывать и утверждать формы первичных документов бухгалтерского учета с тем условием, что эти формы будут содержать обязательные реквизиты, перечисленные в Законе.

Таким образом, требование о применении унифицированных форм первичной учетной документации в Законе о бухгалтерском учете отсутствует . Но организация может применять унифицированные формы, разработанные Госкомстатом, закрепляя их использование приказом по учетной политике.

Если работодатель применяет в своей деятельности для фиксирования факта выдачи денег сотруднику расчетно-платежную ведомость, то заполнение отдельно платежной ведомости не требуется.

Журнал регистрации платежных ведомостей ведется работником бухгалтерии, рассчитывающим заработную плату или специалистом кадровой службы.

Как заполняется Журнал регистрации платежных ведомостей

На титульном листе Журнала указывается наименование организации и период , на который открывается Журнал. Предприятия обычно открывают такой журнал регистрации сроком на один календарный год.

В обязательном порядке указывается должность и данные сотрудника, который несет ответственность за заполнение Журнала , так как в течение календарного года этот документ находится у указанного сотрудника.

Сам журнал представляет собой таблицу , состоящую из следующих столбцов:

– порядковый номер записи. Пропуски номеров не допускаются;

– номер платежной ведомости и дата ее составления;

– назначение сумм , выплаченных платежной ведомостью – например, зарплата за первую половину месяца, отпускные, выплаты по больничным листам;

– структурное подразделение (при наличии) работникам которого была выплачена заработная плата;

– сумма средств, выплаченная по ведомости (указана прописью в платежной ведомости);

– данные кассира , который выдавал зарплату сотрудникам по платежной ведомости, его подпись;

– данные сотрудника бухгалтерской или кадровой службы , который принял бланк ведомости, внес данные в Журнал и несет ответственность за ведение Журнала;

– в конце каждой страницы Журнала ответственный за ведение Журнала должен проставить порядковые номера записей начала и конца страницы , чтобы избежать несанкционированного искажения записей журнала.

Составляется Журнал на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Порядок заполнения Журнала

По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат (но не позднее пяти дней со дня получения средств в банке и составления соответствующей платежной ведомости) кассир обязан :

– в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы ;

– произвести сверку с общим итогом , подписать ведомость;

– передать ведомость для регистрации в Журнал ответственному за его ведение сотруднику и расписаться в Журнале.

Бухгалтер или сотрудник кадровой службы, осуществляющий учет платежных ведомостей в организации принимает ведомость у кассира, сверяет данные , и также ставит свою подпись.

При заполнении журнала бухгалтеру (кадровику) необходимо помнить, что:

– не допускаются пропуски строк и изъятия листов ;

– при внесении исправлений запись аккуратно зачеркивается, исправляется, рядом ставится дата внесения изменений и подпись сотрудника бухгалтерской или кадровой службы, ответственного за ведение Журнала.

Ответственное за ведение журнала лицо должно обеспечить сплошную регистрацию всех выписанных в организации ведомостей, их своевременную сдачу кассирами для регистрации , для чего правилами внутреннего контроля организации проводятся регулярные проверки записей Журнала.

Для обеспечения непрерывного процесса в организации должен быть разработан и утвержден график документооборота , где четко прописывается, кто, в какие сроки и какие документы должен передать в бухгалтерию для отражения в учете фактов хозяйственной жизни.

Журнал подлежит хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации, но не менее пяти лет.

Журнал регистрации платежных ведомостей форма Т-53а применяется для отражения сведений об оформленных платежных ведомостях. Данные в журнал заносятся в хронологическом порядке по мере оформления и группируются по счетам бухгалтерского учета.

Бланк журнала регистрации платежных ведомостей форма Т-53а – .

Ответственным за ведение журнала обычно назначается работник бухгалтерии. Хранить данный документ необходимо в течение пяти лет. Документ важный и обязателен для заполнения каждой организацией, выдающей своим работникам наличные денежные средства по платежным ведомостям. Журнал может быть затребован проверяющими органами, поэтому вести его нужно правильно, не забывая вносить записи обо всех оформленных бланках платежных ведомостей.

Регистрационный журналы используются не только для платежных ведомостей, но и других документов, приказов, трудовых договоров, трудовых книжек. В частности, трудовые книжки подлежат регистрации в . Приказы по личному составу могут регистрироваться в . Приказы по основной деятельности — .

Образец заполнения

Инструкция по заполнению:

Бланк журнала Т-53а имеет обложку и табличную часть.

На обложке регистрационного журнала необходимо прописать название организации, структурного подразделения.

За период: указывается временный отрезок, в течение которого вносились сведения о платежных ведомостях в журнал. Обычно это календарный год, то есть с 1 января по 31 декабря.

Лицо, ответственное за ведение и заполнение формы Т-53а, прописывает свою должность и ФИО внизу обложки.

Вторая страница бланк Т-53а содержит таблицу для отражения сведений о платежных ведомостях:

1 — № по порядку;

2 – дата выписки платежной ведомости (указывается на самом бланке ведомости);

3 – ее номер;

4 – кратко указывается содержание операции;

5 – название структурного подразделения, работникам которого проводились выплаты из кассы;

6 – сумма денежных средств, прописанная в бланке платежной ведомости;

7 – подпись лица, которое передает бланк ведомости для его фиксации в журнале регистрации Т-53а;

Грамотно организованный учет документов на предприятии позволяет поддерживать порядок в организации, и в кратчайшие сроки находить нужный документ. Для учета документации предназначены регистрационные журналы и книги. Для каждого типа документов может быть предусмотрен отдельный журнал.

Например, может вестись отдельный журнал по регистрации приказов по основной деятельности, приказоd по личному составу, входящей, исходящей корреспонденции.

Для учета платежных ведомостей также следует использовать журнал регистрации, причем Госкомстат разработал специальную форму журнала — Т-53а. Организации могут использовать эту форму для регистрации в ней платежных ведомостей. Также можно подготовить и свою форму журнала, если это необходимо. Типовые формы носят лишь рекомендательный характер.

Платежная ведомость — это документ, на основании которого происходит выплата наличных денег из кассы на зарплату персонала. Каждая ведомость должна быть зарегистрирована в журнале.

Многие организации не относятся всерьез к оформлению подобного рода журналов, однако журнал имеет свое предназначение — позволяет систематизировать информацию о документах, контролировать их исполнение и местонахождения.

Номер ведомости присваивается при ее регистрации в журнале. .

Как правильно заполнить журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а?

Заполнение обложки журнала:

• наименование фирмы;
• наименование структурного подразделения, если в журнале будут регистрировать платежные ведомости по выплате зарплаты конкретным отделам и подразделениям;
• период ведения журнала — например, календарный год;
• должность и ФИО ответственного лица.

Заполнение второй страницы бланка Т-53а:

1 — № по порядку;

2 — дата платежной ведомости4

3 — ее номер;

4 — наименование платежа, например, заработная плата за август 2015 года;

5 — структурное подразделение, в отношении которого заполнена платежная ведомость, название подразделения указывается на титульном листе ведомости;

6 — сумма ведомости;

7,8 — подпись и ФИО лица, сдавшего ведомость лицу, ответственному за ведение журнала регистрации платежных ведомостей Т-53а;

9,10 — подпись и ФИО лица, принявшего ведомость.

В течение всего периода действия журнала вносятся записи о каждой подготовленной платежной ведомости.

Внизу каждого листа пишутся порядковые номера первой и последней ведомости, зарегистрированный на данной странице.

Еще раз напомним, заполнением журнала является обязательным, при проверке контролирующими органами журнал может быть затребован, при его отсутствии организация может быть привлечена к ответственности.

Скачать образец

Журнал регистрации платежных ведомостей форма Т-53а бланк — .

Журнал регистрации Т-53а образец заполнения — .

Для сведения информации о составляемых платежных ведомостях используется журнал регистрации форма Т-53а, это регистр бухучета, основное предназначение которого, обобщение, систематизация и хранение информации о документах. В статье предлагаем скачать бланк и образец заполнения журнала Т-53а.

Учет заполняемых платежных ведомостей можно вести в журнале любой формы. Однако применение типовой бланка удобно и избавляет от потребности разработки собственной форме и последующего утверждения в учетной политике. Так как ведомости относятся к кассовым денежным документам первичного типа, в отношении которых обязательно применение унифицированных форм, то рекомендуется для их регистрации применять все-таки типовую форму журнала во избежание возможных проблем с контролирующими органами.

Регистрировать в бланке Т-53а нужно как , так и расчетно-платежные ведомости, на основании которых проводятся выплаты денежных средств сотрудникам.

Если организация применяет для расчета и выплаты заработной платы , то заполнять отдельно платежную ведомость Т-53 не требуется. Бланк Т-53 пригодится, если расчет зарплаты проводится в .

Функции по ведению журнала ложатся на бухгалтера предприятия.

Образец заполнения Т-53а

В бланке журнала регистрации имеется обложка, на которой следует обозначить сведения об ответственном лице, а также периоде ведения формы Т-53а.

В табличной части регистрируются выписывается платежные и расчетно-платежные ведомости. Каждая ведомость регистрируется отдельно:

• указывается ее номер и дата составления;
• наименование платежа;
• подразделение, в отношении которого проводится выплаты сумм по ведомости;
• общая сумма к выплате;
• подписи ответственных лиц.

Журнал регистрации последовательно заполняется в течение календарного года, все записи нумеруются по порядку. По окончании года документ остается на хранении в предприятии еще пять лет.

По каждому заполненному листу с таблицей нужно указать прописью порядковые номера — с какого по какой номер представлены на странице. Это делается для того, чтобы листы формы Т-53а не терялись.